Mindestens einmal im Jahr unterziehen sich Finanzinstitute wie Wertpapierfirmen und Banken einer Finanzinstitutsprüfung. Die Wirtschaftsprüfer kommen in das Institut und überprüfen die Akten und Aufzeichnungen, um sicherzustellen, dass das Finanzinstitut die für diese Art von Instituten geltenden Gesetze und Vorschriften einhält. Der beste Weg, sich auf eine Finanzinstitutsprüfung vorzubereiten, besteht darin, Ihre Akten und Aufzeichnungen das ganze Jahr über auf dem neuesten Stand und in Übereinstimmung mit den Gesetzen und Vorschriften zu halten. Dadurch entfällt die Notwendigkeit, kurz vor dem Audit herumzueilen, um alles in Ordnung zu bringen. Wenn dies nicht der Fall ist, müssen Sie den zuständigen Parteien die Verantwortung für die Vorbereitung des Audits, das Sammeln von Materialien, das Einberufen eines Treffens mit den leitenden Angestellten oder Führungskräften der Institution, die Planung des Audits und die Anforderung weiterer erforderlicher Aufzeichnungen zuweisen.
Jedes Finanzinstitut hat Mitarbeiter, die für bestimmte Aufzeichnungen und Unterlagen verantwortlich sind, die die Wirtschaftsprüfer bei der Durchführung der Finanzinstitutsprüfung überprüfen. In der Regel ist es in einem Finanzinstitut das Backoffice oder die Betriebsabteilung, die diese Aufzeichnungen führt. Daher sollte sich alles, was die Prüfer überprüfen müssen, an einem Ort befinden, wenn Richtlinien und Verfahren das ganze Jahr über eingehalten wurden. Die Mitarbeiter, die in diesem Bereich arbeiten, werden nicht als Aufseher fungieren, um alle Dateien in Ordnung zu bringen, was bedeutet, dass sie beim Durcharbeiten jeder Datei sicherstellen, dass sie die Informationen enthält, die sie sollten. Möglicherweise müssen sie sich an Assistenten, Banker, Finanzberater oder andere Mitarbeiter des Finanzinstituts wenden, um fehlende Informationen zu erhalten.
Während sich das Unternehmen auf die Finanzinstitutsprüfung vorbereitet, treffen sich in der Regel die Direktoren oder leitenden Angestellten des Unternehmens. In der Sitzung erhalten sie in der Regel ein Statusupdate darüber, wie gut das Unternehmen auf das Audit vorbereitet ist. Die Direktoren oder Führungskräfte können auch dazu beitragen, dass bestimmte Mitarbeiter dazu angehalten werden, sich zu verstärken, um sicherzustellen, dass das Unternehmen für die Prüfung bereit ist.
Üblicherweise wenden sich die Prüfer an das Finanzinstitut, um einen Termin für die Finanzinstitutsprüfung festzulegen. Dann bereitet sich das Finanzinstitut auf die Prüfung vor, sobald das Datum bekannt ist. Wenn Sie das Privileg haben, sich auf das Audit vorzubereiten und dann das Datum zu planen, müssen Sie, sobald Sie bereit sind oder kurz vor dem Audit stehen, den Auditor kontaktieren, um das Audit zu planen.