Die GAAP-Kodifizierung ist ein Prozess, bei dem Standardkodierungsverfahren auf der Grundlage allgemein anerkannter Rechnungslegungsgrundsätze festgelegt werden. Die Kodifizierung wurde im ersten Jahrzehnt des 21. Jahrhunderts vom Financial Accounting Standards Board (FASB) eingeführt und soll dazu beitragen, die Aufteilung der Kategorien und Unterkategorien im Geschäftsrechnungsprozess zu standardisieren. Die Verwendung der GAAP-Kodifizierung als Grundlage für die Führung von Unternehmensfinanzunterlagen kann dazu beitragen, den internen Abstimmungsprozess zu vereinfachen und gleichzeitig die Bereitstellung der für die Durchführung einer Finanzprüfung erforderlichen Daten zu erleichtern.
Die allgemeine Idee hinter der GAAP-Kodifizierung besteht darin, die Bandbreite der manchmal verworrenen und verwirrenden Standards zu minimieren, die in der Vergangenheit verwendet wurden, indem eine grundlegende Vorlage für die Erstellung und Verwaltung von Kategorien und Unterkategorien innerhalb einer Reihe von Rechnungslegungsbüchern bereitgestellt wird. Im Allgemeinen kann diese Art der Kodifizierung einem Kleinunternehmer helfen, ein tragfähiges Buchhaltungssystem einzurichten, das auch bei einer schnellen Expansion des Unternehmens gut funktioniert. Die Terminologie ist auch etwas freundlicher für diejenigen, die nicht über umfassende Kenntnisse in Rechnungslegungsgrundsätzen und -verfahren verfügen, was es viel einfacher macht, Mitarbeiter im Umgang mit verschiedenen Verbindlichkeiten- und Forderungsfunktionen zu schulen.
Der grundlegende Ansatz der GAAP-Kodifizierung umfasst einen vierschichtigen Ansatz, der ein Thema, ein Unterthema, einen Abschnitt und einen Absatz umfasst. Durch diese hierarchische Anordnung ist es möglich, einer logischen Reihenfolge zu folgen, um alle notwendigen Daten zu einer Buchung oder Buchung in den Buchhaltungsunterlagen bereitzustellen. Die Anordnung erleichtert die Verknüpfung der Buchungen mit der diese Buchungen unterstützenden Sicherungsdokumentation, ein Vorteil, der besonders hilfreich sein kann, wenn es um interne Abstimmungen im Rechnungswesen geht. Dieser Ansatz kann auch den Prozess der Prüfung durch Dritte vereinfachen, da Buchungsfehler und andere Abweichungen, die während der Prüfung festgestellt werden können, leichter identifiziert werden können.
Neben der Aufnahme einer Strukturkette, die mit einem Thema beginnt und mit einem beschreibenden Absatz endet, hilft die GAAP-Kodifizierung auch, die Kategorien zu definieren, die für die Verfolgung von Vermögenswerten und Verbindlichkeiten verwendet werden. Kategorien wie Aktiva, Passiva, Eigenkapital, Einnahmen, Ausgaben und allgemeine Transaktionen sind in der Liste der empfohlenen Kategorien enthalten. Unternehmen können je nach Art der Geschäftstätigkeit alle oder nur einen Teil der empfohlenen Kategorien verwenden. Darüber hinaus ermöglicht die GAAP-Kodifizierung auch die Einrichtung einer Branchenkategorie, was es erleichtert, die Verwendung der Kodifizierung an ein Geschäft anzupassen, das mit jeder Art von Branchenklassifizierung verbunden ist.