Auch als Antrag auf Rückerstattung bekannt, ist ein Rückerstattungsschreiben ein Dokument, das eine bestimmte finanzielle Situation zwischen zwei Parteien anführt und die Notwendigkeit feststellt, dass eine dieser Parteien eine vollständige oder teilweise Rückerstattung eines finanziellen Beitrags erhält, der als Teil einer Finanztransaktion. Der eigentliche Inhalt des Schreibens kann je nach den Umständen der Transaktion etwas informell oder sehr detailliert und förmlich sein. Der Text des Schreibens enthält eine Kernliste von Punkten, die zu berücksichtigen sind, einschließlich der Bereitstellung von Identifizierungsinformationen zur fraglichen Transaktion, der Höhe der beantragten Rückerstattung und der Art der Zahlungsbedingungen, die als akzeptabel angesehen werden.
Bei den meisten Erstattungsschreiben-Formaten besteht die erste Aufgabe darin, den Grund für die Erstattung zu ermitteln. Wenn beispielsweise ein Mitglied eines Gesundheitsclubs die Zahlung für eine Jahresmitgliedschaft geleistet hat und gegen Ende des ersten Quartals dieses Jahres zur Arbeit umziehen muss, kann es den Club über diese Statusänderung informieren. Unter der Annahme, dass die Mitgliedschaftsbedingungen eine teilweise Rückerstattung von Mitgliedsbeiträgen aufgrund eines Umzugs eines Mitglieds zulassen, hilft die Angabe dieser Daten zu erkennen, dass diese besondere Situation abgedeckt ist und eine Art Rückerstattung fällig ist.
In einem Erstattungsschreiben sollte neben der Begründung des Antrags auch die voraussichtliche Höhe der Erstattung angegeben werden. Dies gibt dem Empfänger die Möglichkeit, die Zahlen noch einmal zu überprüfen und festzustellen, ob dieser Betrag korrekt ist. Unter der Annahme, dass beide Parteien die Bestimmungen der Vereinbarung zwischen ihnen richtig interpretieren, trägt diese Höflichkeit lediglich dazu bei, das Verständnis zu vermitteln, dass alle Beteiligten die gleichen Erwartungen haben.
Eine dritte Schlüsselkomponente in jedem Erstattungsschreiben ist die Identifizierung akzeptabler Methoden zur Bereitstellung dieser Erstattung an die anfragende Partei. Der Absender kann die Zahlung in Form eines Schecks, einer Gutschrift auf ein Kreditkartenkonto oder einer elektronischen Überweisung auf sein Bankkonto verlangen. Dies trägt häufig dazu bei, die Zahlung zu beschleunigen, da keine zusätzlichen Mitteilungen erforderlich sind, um festzulegen, wie die Zahlung verarbeitet werden soll.
Sobald das Erstattungsschreiben gesendet und empfangen wurde, antworten viele Unternehmen mit einer Bestätigung des Antrags und einem Umriss, wann die Erstattung erfolgt. In der Regel wird der Erstattungsbetrag in der Antwort vermerkt, sodass Sie genau wissen können, wie viel per Scheck, Gutschrift oder Überweisung zurückerstattet wird. Unter der Annahme, dass der angeforderte Betrag und der genehmigte Betrag gleich sind, gilt die Transaktion als abgeschlossen, sobald die Zahlung erfolgt ist.