Ein Überweisungsbrief, auch bekannt als Überweisungs- oder Transitbrief, ist ein Dokument, das einer Zahlung beigefügt wird. Der Zweck des Schreibens besteht darin, den Grund für die Zahlung oder Überweisung anzugeben sowie andere Informationen zu liefern, die dem Gläubiger bei der ordnungsgemäßen Erfassung des Zahlungseingangs helfen. Während der genaue Inhalt des Briefes je nach Art der Geschäftsvereinbarung und lokalen Gepflogenheiten variiert, gibt es einige grundlegende Details, die für einen gut geschriebenen Transitbrief als wesentlich angesehen werden.
Fast jede Art von Überweisungsschreiben enthält drei grundlegende Informationen. Der Brief wird den Absender identifizieren, oft durch Angabe des Namens und der Postanschrift des Schuldners. Neben den Kontaktdaten des Absenders werden auch Name und Anschrift des Gläubigers genannt. Schließlich ist auch die Höhe der beiliegenden Zahlung im Brieftext enthalten.
Der Text des Überweisungsschreibens kann auch andere Arten von Informationen enthalten. In vielen Bereichen wird auch die Kontonummer des Zahlungspflichtigen als richtig angesehen, zusammen mit einem Hinweis auf eine beliebige Rechnungsnummer, auf die die Zahlung angewendet werden soll. Es kann auch ein Hinweis auf die vom Kunden gekauften Waren oder Dienstleistungen oder ein Hinweis auf das Fälligkeitsdatum der Rechnung sein.
Das Gesamtformat für ein Überweisungsschreiben ist kurz und prägnant. Oft beginnt der Brief mit dem Datum der Korrespondenz, gefolgt von Name und Postanschrift des Empfängers. In einer einfachen Anrede gibt der Absender in ein oder zwei Absätzen den Grund der Zahlung und alle Daten an, die dem Empfänger helfen, die Zahlung ordnungsgemäß zu verrechnen. Es folgt ein Standardabschluss mit Unterschrift des Absenders. Wenn im Brief die Postanschrift des Absenders enthalten ist, steht sie normalerweise nach der Unterschrift am Ende des Dokuments.
Während in formellen Geschäftssituationen, etwa wenn eine Bank einen Scheck an eine andere Bank weiterleitet, ein Überweisungsschreiben noch häufig verwendet wird, wurde diese Korrespondenzform weitgehend durch den sogenannten Überweisungsschein ersetzt. Der Beleg ist einfach ein perforierter Abschnitt einer Rechnung, der abgetrennt und mit der Zahlung zurückgegeben werden kann. Daten wie Kontonummer und Fälligkeitsdatum sind auf dem Beleg vorgedruckt, so dass der Absender nicht auf diese Informationen verweisen muss. Auf dem Beleg ist normalerweise Platz für den Absender, um Informationen wie die Schecknummer oder das Datum der Zahlung einzutragen