Eine Rechnung und eine Quittung werden in zwei völlig unterschiedlichen Situationen verwendet. Eine Rechnung wird vorgelegt, wenn Geld geschuldet wird, während eine Quittung ausgestellt wird, wenn ein geschuldeter Betrag bezahlt wurde. Anders ausgedrückt ist eine Rechnung eine Zahlungsaufforderung, während eine Quittung die Bestätigung des Zahlungseingangs ist.
Im Allgemeinen werden Rechnungen für Käufe auf Kredit verwendet, und Quittungen folgen auf Barzahlungen für Waren oder Dienstleistungen. Wenn ein Kunde beispielsweise Lebensmittel bezahlt, summiert der Verkäufer die Artikel und übergibt dem Kunden sofort nach Erhalt der Zahlung eine Quittung. Eine Person, die ein Konto bei einer Telefongesellschaft hat, erhält hingegen wahrscheinlich jeden Monat etwa zur gleichen Zeit eine Rechnung mit dem bestimmten Betrag. Wenn die Rechnung des Vormonats nicht bezahlt wurde, wird der Betrag in der Regel auf die aktuelle Rechnung aufgeschlagen, eventuell mit einer Verzinsung, wenn der Fälligkeitstermin schon lange überschritten ist. Diese Methode einer Rechnung und eines Belegs wird sowohl für Verbraucher- als auch für Geschäftssituationen verwendet.
In der Wirtschaft wird eine Rechnung normalerweise als Rechnung bezeichnet. Der Begriff 30 Tage netto wird in Unternehmen häufig verwendet, um anzugeben, dass die Rechnung innerhalb von 30 Tagen nach dem Kauf der Ware oder Dienstleistung insgesamt zu begleichen ist. Eine Rechnung und eine Quittung können in verschiedenen Transaktionen für einen Kunden verwendet werden, der ein Konto bei einem Unternehmen hat. Wenn der Kunde einen größeren Einkauf tätigt, möchte er möglicherweise Guthaben verwenden und in Rechnung gestellt werden, aber wenn nur ein oder zwei Artikel bezahlt werden, ist es möglicherweise vorzuziehen, bar zu bezahlen und den Beleg als Zahlungsnachweis aufzubewahren.
Rechnungen oder Rechnungen werden typischerweise mit Computersoftware in Büroumgebungen erstellt, während viele Quittungen an Registrierkassen in Geschäften erstellt werden. Quittungen können auch zum Zeitpunkt einer Barzahlung handschriftlich ausgestellt werden, beispielsweise wenn ein Vermieter die monatliche Miete von einem Mieter erhält. Im Gegensatz zu Kassenbelegen oder Rechnungen wird ein handschriftlicher Beleg oft nicht aufgeschlüsselt, sondern enthält nur den Gesamtbetrag. Rechnungen und Belege, die einzeln aufgeführt werden, zeigen normalerweise zuerst den Nettobetrag, dann werden alle Steuern hinzugefügt oder Rabatte abgezogen, bevor die Gesamtsumme unten platziert wird. Die Summen auf einer Rechnung und einer Quittung bedeuten jedoch immer unterschiedliche Dinge.
Die Gesamtbeträge auf allen Arten von Belegen geben die gezahlten Mittel an. Die Gesamtbeträge auf jeder Art von Rechnung bedeuten, dass der Betrag noch fällig ist, es sei denn, eine Rechnung ist mit „bezahlt“ gekennzeichnet. Anstatt bezahlte Stempel oder Markierungen auf einer Rechnung zu verwenden, geben die meisten Unternehmen heute auf einer separaten Abrechnung oder auf bevorstehenden Rechnungen an, dass der vorherige geschuldete Betrag eingegangen ist.