Die automatisierte Buchhaltung ist ein Ansatz zur Führung aktueller Buchhaltungsunterlagen mit Hilfe einer Buchhaltungssoftware. Unternehmenssoftware dieser Art ist oft so konfiguriert, dass sie eine einfache Gegenbuchung von Forderungen und Verbindlichkeiten ermöglicht, wodurch die Notwendigkeit entfällt, mehrere Buchungen einzugeben, um Buchhaltungsunterlagen in Übereinstimmung mit allgemein anerkannten Buchführungsgrundsätzen zu führen. Viele der gebräuchlicheren automatisierten Buchhaltungssysteme können an die Bedürfnisse des Unternehmens angepasst werden, das die Software kauft, wodurch es möglich ist, benutzerdefinierte Berichte zu erstellen und die im Softwarepaket enthaltenen Standardberichtsformate zu verwenden.
Der Prozess der automatisierten Abrechnung kann beim Buchen von Gutschriften und Lastschriften viel Zeit sparen. Anstatt Einträge in verschiedenen Büchern vornehmen zu müssen, wie es bei traditionelleren Methoden üblich ist, sind die meisten Buchhaltungssoftwarepakete so strukturiert, dass sie die manuelle Eingabe der Transaktion in einem Feld auf einer Seite ermöglichen. Von dort aus verknüpft die Software die Transaktion automatisch mit allen anderen relevanten Datensätzen innerhalb des Softwarepakets. Sobald die Transaktion eingegeben wurde, werden die Daten in jeden generierten Bericht aufgenommen, der so strukturiert ist, dass er das Datum dieser Eingabe abdeckt.
Neben der Vereinfachung der manuellen Dateneingabe in ein automatisiertes Buchhaltungssystem können viele Buchhaltungssoftwarepakete mit Kreditkarten- und Bankkonten verknüpft werden. Über die in die Software integrierte Schnittstelle können Zahlungen an Kreditoren überwiesen und automatisch dem entsprechenden Kreditorenkonto und der entsprechenden Rechnungsnummer in den Buchhaltungsunterlagen gutgeschrieben werden. Gleichzeitig können Kunden eine Online-Zahlung über Links vornehmen, die das System mit allen an diese Kunden verteilten elektronischen Rechnungen einfügt. Durch die Verwendung des Links zur Zahlung erhält die Software automatisch die Zahlung, verbucht sie auf das richtige Kundenkonto und die richtige Rechnungsnummer und leitet die Zahlung dann an das vom Endbenutzer angegebene Bankkonto weiter.
Heute gilt die automatisierte Buchhaltung als grundlegender Bestandteil der meisten Warenwirtschafts- oder ERP-Strategien. Die sicheren Funktionen und die Zeitersparnis können die Effizienz des Buchhaltungsteams erheblich steigern. Darüber hinaus enthält die Buchhaltungssoftware Funktionen, mit denen die Erstellung und Verteilung elektronischer Rechnungen an Kunden ein äußerst effizientes Werkzeug ist. Die Verwendung dieser Funktionen ermöglicht es, Zahlungen in kurzer Zeit zu erhalten, entweder weil der Kunde die Zahlung genehmigen und einen Scheck in kürzerer Zeit versenden kann, oder weil er oder sie die Möglichkeit nutzt, eine elektronische Zahlung zu übermitteln. In beiden Fällen profitiert das Unternehmen von einem Anstieg der Zahlungseingänge auf seinen Forderungen in kurzer Zeit, wodurch das Unternehmen Zugriff auf mehr Bargeld hat, um das Tagesgeschäft zu verwalten.