Ein eingetragener Architekt ist ein Unternehmen oder ein einzelner Architekt, der in einer Baugenehmigung für das Bauprojekt aufgeführt ist, für das er beauftragt wird. Die Genehmigung wird durch Zusendung eines Antrags, Projektzeichnungen und Baubeschreibung an die für das Baugebiet zuständige Aufsichtsbehörde erteilt. Es kann mehr als einen Architekten geben, wenn verschiedene Architekten an einem einzigen Projekt arbeiten möchten. Eine große Firma kann auch eine Arbeitsbeziehung mit einem lokalen Architekten aufbauen, dessen Name auf dem Antrag und der Genehmigung erscheinen würde.
In bestimmten Gebieten, die seismisch aktiv sind oder einen bestimmten Geländetyp aufweisen, können besondere Fähigkeiten für den Bau erforderlich sein. Der örtliche Architekt kann den Projektbetrieb überwachen und wird daher zum Architekten des Protokolls. In den Vereinigten Staaten bedeutet dieser Status beispielsweise, dass das Unternehmen die Kontrolle über das Projekt hat, so der National Council of Architectural Registration Boards (NCARB). Die NCARB verlangt, dass Architekten sicherstellen, dass die ordnungsgemäßen rechtlichen Anforderungen für die Registrierung eingehalten werden, auch wenn sie die Dokumenterstellung auslagern. Es beschreibt auch Kriterien für die Verantwortung bei der Kontrolle von Projekten.
Gemäß den NCARB-Richtlinien sollte ein Architekt immer die Kontrolle darüber haben, was in die Dokumente eingeht, den Inhalt kennen und sie professionell vorbereiten. Sie sollten auch Aufzeichnungen führen, um sicherzustellen, dass diese Kriterien mindestens fünf Jahre lang erfüllt werden. Auch die Qualität der Kommunikation wird groß geschrieben und bei der Erteilung von Baugenehmigungen sollte eine E-Mail-Kommunikation zwischen allen Projektbeteiligten eingerichtet werden.
Der Architekt sollte auch offen für die gemeinsame Nutzung technischer Dateien über FTP-Server (File Transfer Protocol) sein, um die schnellste Kommunikation zu ermöglichen. Meetings und Reviews über das Internet sind für alle Beteiligten der beste Weg, um über Projekte auf dem Laufenden zu bleiben. Die NCARB-Modellgesetze und -Verordnungen leiten Architekten an, wie diese Regeln zu befolgen sind, wenn Dokumente an anderer Stelle erstellt werden. Ein verantwortlicher Architekt muss auch immer für den professionellen Umgang mit seiner Dokumentation verantwortlich sein.
Jeder eingetragene Architekt ist auch dafür verantwortlich, dass alle Sicherheitsvorschriften während eines Projekts eingehalten werden. Dies gilt unabhängig davon, ob sie die Hauptfirma für ein Projekt sind oder von einem größeren Architekturbüro beauftragt werden. Unabhängig von der Kontrolle über die Führung von Aufzeichnungen haben die meisten Bundesstaaten in den Vereinigten Staaten den NCARB-Standard angewendet, und einige haben Anforderungen hinzugefügt, die definieren, wie sich der Architekt der Aufzeichnungen auf Dokumenten identifiziert.