Eine Detaildatei ist eine Computerdatei, die ein aufgetretenes Ereignis oder eine Transaktion aufzeichnet. Aus diesem Grund wird sie auch als Transaktionsdatei bezeichnet. Detaildateien bestehen aus einer Reihe von Informationsfeldern, die einen Computerdatensatz bilden. Die Felder können oft verwendet werden, um die gesamte Sammlung der erstellten Detaildateien zu durchsuchen. Detaildateien haben in der Regel ein Schlüsselfeld, das als Suchkriterium verwendet werden kann, wie z. B. eine Mitarbeiternummer, Kundenkontonummer, Datum oder andere wichtige Informationen.
Eine Sammlung von Detaildateien oder Transaktionsaufzeichnungen wird von einem Transaktionsverarbeitungssystem gespeichert und verarbeitet. Jede Detaildatei wird für einen bestimmten Zeitraum im Transaktionsverarbeitungssystem gespeichert, wenn sie eine Reihe von Aufbewahrungskriterien erfüllt. Zum Beispiel könnte das Transaktionsverarbeitungssystem so programmiert sein, dass es nur eine Detaildatei behält, die einen vollständigen Datensatz hat, in dem alle Felder gültige Daten enthalten.
Jede Detaildatei ist eine wichtige Information, die vom Transaktionsverarbeitungssystem als Teil der normalen Betriebsabläufe eines Unternehmens abgerufen und verarbeitet werden muss. Eine Detaildatei kann beispielsweise Informationen zu einer bestimmten Finanztransaktion enthalten. Damit die Zahlung erfolgen kann, muss die Detaildatei erfasst und verarbeitet werden. Die Datei würde Informationen darüber enthalten, wer zu zahlen ist, wie viel zu zahlen ist und warum die Zahlung erfolgt, sowie alle anderen Felder, für die das Computersystem programmiert ist, um zu erfassen.
Es gibt mehrere Eigenschaften eines Detaildatei- und Transaktionsverarbeitungssystems, die wichtig sind, um das System effizient zu machen. Die Detaildateien sollten auf eine schnelle Verarbeitung ausgelegt sein, damit sie schnellstmöglich übermittelt, verarbeitet und gespeichert werden können. Das System, das die Detaildateien überträgt, sollte zuverlässig sein, damit keine Detaildateien verloren gehen oder fehlgeleitet werden. Detaildateien müssen standardisiert werden, um effizient zu sein; das gleiche Design für jede Detaildatei zu haben bedeutet, dass das Transaktionsverarbeitungssystem die Datei schnell verarbeiten kann. Schließlich dürfen die Detaildateien nur unter bestimmten Umständen zugänglich sein, damit die Integrität der Informationen gewahrt bleibt.
Detaildateien können auf unterschiedliche Weise verarbeitet werden. Sie können täglich, wöchentlich oder monatlich zu bestimmten festgelegten Zeiten in einem Stapel verarbeitet werden. Sie können stattdessen sofort oder in „Echtzeit“ verarbeitet werden, beispielsweise bei Online-Transaktionen. Die Art und Weise der Verarbeitung der Dateien hängt von den Bedürfnissen des Unternehmens und den Anforderungen und Erwartungen des Kunden ab.