Ein Kündigungsschreiben ist ein Dokument, das ausdrücklich die Bedingungen enthält, unter denen eine Person die Auflösung einer bestehenden Geschäftsbeziehung vorschlägt. Die Kündigungsbedingungen werden in der Regel bei der erstmaligen Aufnahme der von ihnen begründeten Geschäftsbeziehung von beiden Parteien genehmigt und in den Geschäftsvertrag aufgenommen, damit es beim Zeitpunkt der Beendigung der Geschäftsbeziehung nicht zu Überraschungen kommt. Geschäftsbeziehungen, die durch ein Kündigungsschreiben abgedeckt sind, können Verkäufer, unabhängige Auftragnehmer, Vermieter, Bauunternehmen oder Mitarbeiter umfassen, sind aber nicht darauf beschränkt. Kündigungsschreiben werden von beiden Parteien zu dem Zeitpunkt verfasst, an dem die eine oder andere die Auflösung des Vertrages für erforderlich hält.
Wenn eine Geschäftsbeziehung beginnt, müssen die Kündigungsklauseln der Vereinbarung mehrere Dinge enthalten, darunter die Namen der Parteien, die zur Beendigung der Beziehung befugt sind, alle Bedingungen, unter denen die Vereinbarung beendet werden kann , und welche Schritte von beiden Parteien unternommen werden müssen, um die Vereinbarung zu beenden. Andere Punkte umfassen alle Zeitintervalle, die eine Partei von der Kündigungserklärung bis zum Wirksamwerden der Kündigung benötigt, sowie alle Kommunikationswege zwischen den Parteien, die nach Wirksamwerden der Kündigung verwendet werden können. Diese Elemente dienen dem Schutz beider Parteien, wenn einer der beiden Parteien Geld schuldet oder eine Vorankündigung erforderlich ist, damit keine der Parteien bei Auflösung der Vereinbarung einen reibungslosen Übergang vornehmen kann.
Zum Beispiel kann eine Vertragskündigungsklausel in einen Mietvertrag aufgenommen werden, in der ausdrücklich angegeben wird, warum ein Vermieter einen Mieter kündigen kann, z. Dieselbe Klausel kann auch Bestimmungen enthalten, nach denen der Mieter das Recht hat, den Vertrag mit einer Frist von 30 Tagen zu kündigen, wenn Reparaturwünsche nicht innerhalb einer bestimmten Frist ab dem Datum des Eingangs vom Vermieter beantwortet werden. Auf diese Weise wird den Interessen beider Parteien durch die Klausel gedient. In diesem Beispiel würde das Kündigungsschreiben des Mieters die Tatsachen und Daten seiner Räumungsgründe sowie das Datum des Inkrafttretens der Vakanz angeben, während das Schreiben des Vermieters Verstöße gegen die Mietbedingungen und das Datum des Wirksamwerdens der Räumung anführen würde.
Ein weiterer wichtiger Aspekt des Kündigungsschreibens ist, dass es beiden Parteien einen neutralen zentralen Kommunikationsmechanismus bietet, wenn Streitigkeiten und Beschwerden der Kündigungsentscheidung zugrunde liegen. In einigen Fällen kann die Kündigung zu Meinungsverschiedenheiten oder Konsequenzen führen, die dazu führen können, dass die eine oder andere Partei einen Rechtsstreit einleitet, um sie beizulegen. Das Kündigungsschreiben stellt klar und unmissverständlich dar, warum und wann die Beziehung aufgelöst werden sollte, und bietet beiden Parteien die Möglichkeit, ihre Standpunkte zur Notwendigkeit einer Kündigung darzulegen, bevor eine gerichtliche Entscheidung getroffen wird.