Es gibt verschiedene Möglichkeiten, an ein Fragebogen-Anschreiben heranzugehen, aber in fast allen Fällen möchten Sie eine Einführung in das Projekt, warum Sie nach Informationen fragen, und eine kurze Zusammenfassung, was Sie damit tun werden die gesammelten Daten; Es ist normalerweise auch eine gute Idee, einen Grund oder eine Erklärung anzugeben, die die Leute ermutigen kann, alle Fragen durchzugehen und zu beantworten. In der Regel ist es auch eine gute Idee, Anweisungen und spezielle Richtlinien beizufügen, und auch die Angabe einer Telefonnummer oder Adresse, an die sich Personen wenden können, um weitere Informationen zu erhalten, kann hilfreich sein. Das übergreifende Format des Briefes kann je nach Zielgruppe und Thema formell oder zwanglos sein, obwohl viele Menschen eher ein Geschäftsbriefformat wählen. Dies kann dazu beitragen, dass das Paket offiziell aussieht und gleichzeitig dem Projekt als Ganzes ein gewisses Maß an Vertrauen und Professionalität verleiht.
Den Zweck des Briefes verstehen
Es ist oft eine gute Idee, sich einen Moment Zeit zu nehmen, um über Ihren Fragebogen und seine Ziele nachzudenken, bevor Sie sich hinsetzen, um Ihr Anschreiben zu schreiben. Sie sollten sich überlegen, warum Sie die Fragen überhaupt versenden und wer sie erhält. Wenn jeder, der den Fragebogen erhält, ihn erwartet, können Sie von etwas mehr Vertrautheit ausgehen, als es für Empfänger angemessen wäre, die mehr oder weniger zufällig sind oder Sie, Ihr Unternehmen oder das Projekt nicht unbedingt kennen alle.
Legen Sie grundlegende Informationen fest
Sobald Sie sich Gedanken über das Publikum gemacht haben und wie die Empfänger die Materialien wahrscheinlich sehen werden, ist es an der Zeit, loszulegen. Die meisten Briefschreiber beginnen mit sehr grundlegenden Informationen, darunter das Datum, Ihr Name und Ihre Adresse sowie die Kontaktinformationen des Unternehmens, das die Umfrage in Auftrag gegeben hat. Einige Unternehmen schreiben eigene Fragebögen, in diesem Fall kann dies natürlich übersprungen werden; für den Fall, dass die Umfrage jedoch in Auftrag gegeben wurde, ist die Einführung dieser Details in der Regel gleich zu Beginn wichtig. p>
Skizzieren Sie das Projekt
Generell bietet es sich an, sich und das beauftragende Unternehmen im ersten Absatz vorzustellen. Fügen Sie Details zur Philosophie und Perspektive hinzu, um den Empfänger mit den Zielen des Unternehmens und dem Umfang des Projekts vertraut zu machen. Dann stellen Sie im nächsten Absatz den Fragebogen selbst vor. Nutzen Sie den Raum, um die Ziele und die Gründe für die Beauftragung zu erläutern. Wenn das Unternehmen neue Produkte entwickeln, Feedback erhalten oder Richtlinien entwickeln möchte, teilen Sie dies dem Befragten mit. Es ist auch wichtig zu besprechen, wie die Antworten verwendet werden und ob sie vertraulich behandelt werden.
Geben Sie Anweisungen
Der dritte Absatz sollte Einzelheiten zum Ausfüllen des Fragebogens und alle relevanten Anweisungen enthalten. Dazu gehören die Fristen für die Beantwortung, die Art der Rücksendung des Fragebogens und die Art des Fragebogenformats. Wenn der Fragebogen ganz oder teilweise online ist, sollten Sie die richtige Webadresse und alle erforderlichen Passwörter oder Benutzercodes angeben.
Sie werden wahrscheinlich auch ein paar Sätze brauchen, um zu besprechen, nach welcher Art von Antworten Sie suchen, und was Empfänger tun können, wenn sie zusätzliche Informationen oder Feedback geben möchten. Sie können beispielsweise erklären, ob es sich bei der Umfrage ausschließlich um eine Multiple-Choice-Umfrage handelt oder ob detaillierte Antworten erforderlich sind. Irgendwann ist in der Regel auch der Hinweis erforderlich, dass die Rücksendung der Umfrage als Einwilligung zur Nutzung der angegebenen Daten dient.
Wertschätzung ausdrücken
Es ist üblich, den letzten Absatz zu verwenden, um Ihre Wertschätzung für die Antwort des Empfängers auszudrücken. Es ist normalerweise eine gute Idee, die Zeit, die der Befragte zum Ausfüllen und Zurücksenden des Fragebogens benötigt, anzuerkennen.
Die meisten Leute beenden das Anschreiben des Fragebogens mit einem Schlusswort wie „Mit freundlichen Grüßen“, und Sie sollten in der Regel Ihren Namen und Ihre Berufsbezeichnung hier wiederholen. Wenn Sie fertig sind, überprüfen Sie das Dokument auf Rechtschreib- und Grammatikfehler, lesen Sie es erneut und bereiten Sie es für die Verteilung vor.