Il software di controllo interno è un programma per computer o un’applicazione che un’azienda può utilizzare per rivedere le informazioni finanziarie. I contabili della società sono in genere gli utenti principali di questo programma, sebbene anche i vertici dell’azienda possano avere accesso. Molte applicazioni software di audit interno consentono agli utenti di tenere traccia degli audit, raccogliere le informazioni necessarie per condurre ricerche sul campo, rivedere audit trail informatizzati, implementare controlli e rivedere le politiche di audit rispetto agli standard contabili nazionali. Le grandi organizzazioni impiegheranno spesso diversi contabili la cui unica responsabilità è quella di controllare le informazioni e i dati finanziari dell’azienda.
Le aziende possono condurre audit interni tutte le volte che lo desiderano. Le società per azioni possono avere requisiti che comportano audit interni trimestrali da revisori interni o esterni. L’uso del software di controllo interno consente alle aziende di creare un record digitale per ciascun controllo. Le aziende possono elencare le persone che possono accedere alle informazioni, insieme ai responsabili del completamento di determinati compiti o attività. I revisori interni potrebbero inoltre dover caricare i documenti di lavoro sul campo o altri elementi testati nel programma software per consentire ai vertici aziendali di rivedere i documenti di audit.
Alcuni software di audit interno consentono anche la raccolta elettronica di informazioni. Se utilizzati in combinazione con altri programmi software dell’azienda, come contabilità, finanza o gestione generale, i revisori possono creare report che elencano le informazioni finanziarie che i revisori esamineranno. L’uso di un sistema software di revisione integrato può far risparmiare molto tempo, poiché i revisori possono dedicare più tempo alla revisione delle informazioni anziché alla raccolta dei dati necessari. Durante questo processo di raccolta delle informazioni, i revisori possono anche rivedere audit trail informatizzati. Questa traccia riporta tutti gli utenti che hanno avuto accesso alle informazioni e apportato modifiche al sistema contabile, che è una parte necessaria del processo di audit.
Quando si utilizza un software di controllo interno, le aziende possono impostare controlli interni che limitano la capacità degli utenti di accedere o modificare le informazioni. La maggior parte delle aziende deve separare le proprie funzioni contabili tra diversi dipendenti. Un sistema software computerizzato consente ai responsabili della contabilità e ai supervisori di limitare il numero di moduli o attività che un individuo può completare nel sistema software dell’azienda. Gli auditor testeranno spesso questi controlli computerizzati per garantire che la società abbia accuratamente separato le funzioni contabili.
Le società possono anche essere in grado di implementare le linee guida di contabilità o audit nel software di audit interno. Ciò consente un confronto immediato delle linee guida contabili della società con i principi contabili nazionali. La conservazione di una copia elettronica dei precedenti audit interni consente inoltre all’azienda di determinare se sta migliorando o peggiorando in termini o processi contabili. I revisori esterni che hanno bisogno di rivedere queste informazioni possono anche avere accesso al software per scopi di controllo più ufficiali.