Per chiunque sia responsabile della supervisione della manutenzione e della manutenzione di immobili commerciali e residenziali, il software di gestione della proprietà è uno strumento essenziale. Fornire la possibilità di tenere traccia di tutti gli aspetti della cura della proprietà, incluso il mantenimento di registri accurati degli inquilini, è reso molto più semplice con l’uso di questo software. Ecco alcuni esempi di funzioni contenute in quasi tutti i tipi di software di gestione della proprietà oggi sul mercato.
A partire dalle funzioni di inventario di base, il software di gestione della proprietà offre la possibilità di mantenere descrizioni complete di ciascuna delle proprietà in affitto coinvolte nell’attività. I gestori di proprietà hanno la possibilità di separare gli affitti per tipologia, ad esempio commerciale e residenziale. Le classificazioni della gestione della proprietà possono essere create anche utilizzando la posizione, raggruppando varie proprietà in gruppi di cluster che il proprietario può impostare nel software. I proprietari e i gestori di proprietà hanno anche la possibilità di raggruppare le proprietà anche in base a tariffe mensili.
Il software di gestione della proprietà consente al gestore di creare profili individuali su ciascuna unità anche all’interno di una determinata proprietà. Ad esempio, la maggior parte dei pacchetti software di gestione della proprietà consentirà all’utente non solo di includere una descrizione delle dimensioni dello spazio, ma anche dettagli come tipo e colore del tappeto, colore della parete, eventuali specifiche su porte e finestre, modanature decorative e elettrodomestici inclusi con l’unità. Le immagini digitali possono anche essere caricate e archiviate nel software di gestione della proprietà, rendendo molto facile avere un solido registro delle condizioni dell’unità quando l’attuale inquilino l’ha affittata per la prima volta.
Insieme all’inventario fisico, molti pacchetti software di gestione della proprietà includono lo spazio per salvare i profili sugli inquilini. Ciò può includere nomi di società o individui, rapporti di credito, copie della corrispondenza da e verso l’inquilino, abitudini di pagamento e qualsiasi altra informazione che il proprietario ritenga necessaria per gestire correttamente la proprietà.
I rapporti che accedono alle informazioni possono essere facilmente creati e stampati se necessario per la revisione di un contratto di locazione o per l’elaborazione di uno sfratto. Molti pacchetti software di proprietà consentono ai proprietari di scansionare i documenti ricevuti dagli inquilini e caricarli anche per l’archiviazione. Ciò contribuisce a garantire una registrazione completa e permanente a cui fare riferimento in caso di contestazione di quanto accaduto nel corso del rapporto d’affari.
Tra le altre caratteristiche della maggior parte dei pacchetti software per la gestione delle proprietà c’è la possibilità di creare modelli per vari moduli, contratti di affitto e locazione e lettere comunemente utilizzate durante la gestione delle proprietà. I documenti personalizzati possono essere creati con i modelli e poi salvati nel file appropriato. I modelli possono far risparmiare molto tempo quando si tratta di generare avvisi in ritardo, avvisi finali, avvisi di sfratto e persino notifiche generali agli inquilini.
Alcuni sistemi software di gestione della proprietà includono la possibilità di interagire con i conti bancari, consentendo transazioni automatiche. Queste transazioni possono includere la ricezione di canoni di locazione e l’effettuazione di pagamenti ai fornitori. Molti pacchetti di gestione della proprietà consentiranno anche un facile monitoraggio degli ordini di lavoro aperti, con funzionalità di promemoria per informare il proprietario quando si avvicina rapidamente una scadenza per un ordine di lavoro.
Sono disponibili varie forme di software di gestione immobiliare per le persone che hanno poche proprietà da gestire, fino alle grandi società immobiliari che gestiscono un gran numero di proprietà per clienti diversi. Non importa quante o poche proprietà siano sotto il tuo controllo, esiste una forma di software di gestione della proprietà che renderà il compito più semplice.