La conferenza desktop si riferisce alla videoconferenza eseguita da un personal computer (PC). La videoconferenza si riferisce alla comunicazione con un’altra persona utilizzando feed audio e video che consentono ai partecipanti alla conferenza di vedere e ascoltare gli altri partecipanti. Questa tecnologia viene utilizzata nei dipartimenti governativi, nelle scuole e nelle aziende private per semplificare la pianificazione di riunioni con persone che non sarebbero in grado di partecipare fisicamente. La conferenza desktop può coinvolgere un gruppo di persone che tengono una conferenza utilizzando computer desktop per comunicare con dipendenti fuori sede, oppure può essere piccola come una conferenza tra due associati, ciascuno su un PC separato. L’hardware e il software di cui un utente ha bisogno per avviare la conferenza desktop è di base e di solito richiede solo una webcam, un microfono e un programma di videoconferenza gratuito o economico.
L’atto di tenere una videoconferenza su Internet è chiamato conferenza web, che può fare riferimento a conferenze desktop o videoconferenze su Internet in una sala conferenze. Il software disponibile per le conferenze desktop va da programmi di base gratuiti a programmi di videoconferenza più costosi progettati appositamente per le aziende. I programmi di videoconferenza aziendale spesso utilizzano hardware video e audio di fascia alta rispetto al software di videoconferenza gratuito con webcam. I programmi software che possono essere utilizzati per le conferenze desktop includono Skype®, WebEX®, iVisit® e Google Voice and Video chat®.
Le conferenze Web possono essere convenienti perché consentono a persone che si trovano in località geografiche molto diverse di stabilire un contatto audio e video tra loro. Uno dei vantaggi della conferenza desktop è che offre a un utente di PC un modo economico per avere una conversazione faccia a faccia con amici, familiari o colleghi di lavoro, che può essere più personale del telefono. Le conferenze desktop consentono anche l’uso di ausili visivi e gesti per comunicare. Uno svantaggio della videoconferenza desktop è che problemi tecnici, inclusi problemi di connessione a Internet e problemi con il computer, possono interrompere il flusso della videoconferenza. L’utilizzo di una connessione Internet cablata invece di una connessione wireless può aiutare ad alleviare alcuni dei problemi di connessione associati alle videoconferenze.
Le videoconferenze su un PC di solito sono incentrate sull’uso di una webcam. Una webcam è una videocamera che si collega a un computer, solitamente tramite una presa USB. Le webcam sono spesso dotate di microfoni incorporati, ma alcuni utenti trovano un microfono collegato alla fotocamera troppo limitante nei movimenti e nella qualità del suono. Un utente di desktop conferencing deve inoltre disporre di una connessione al servizio di videoconferenza che desidera utilizzare. Nella maggior parte dei casi, tutti i partecipanti alla conferenza Web devono disporre dello stesso software di videoconferenza del resto del gruppo.