La consulenza in materia di comunicazioni è una professione che assiste le società e le altre organizzazioni nel determinare ciò di cui hanno bisogno in termini di apparecchiature e servizi di comunicazione per funzionare con la massima efficienza. In molti casi, i consulenti non solo forniranno consigli su ciò che è necessario per stabilire una rete di comunicazione valida, ma aiuteranno anche attivamente nel processo di acquisto. L’approccio esatto seguito da un consulente per le comunicazioni varierà in base alla cultura dell’azienda, all’attuale tipo di servizi e attrezzature necessari e ai piani dell’azienda per la crescita a breve e lungo termine.
L’obiettivo della consulenza in materia di comunicazioni è garantire che il cliente abbia tutto il necessario per gestire con successo gli sforzi di comunicazione ed essere pronto per la futura espansione della rete di comunicazione. Allo stesso tempo, i consulenti saranno anche sensibili a eventuali limitazioni da parte del cliente. Ad esempio, se una società ha un budget limitato da dedicare al rinnovamento o alla creazione di una rete di comunicazione, il consulente cercherà di identificare i dispositivi e i servizi più critici richiesti e assicurarsi che siano stabiliti per primi. Agli elementi pubblicitari rimanenti viene assegnata la priorità in base all’opportunità e al saldo residuo dei fondi accantonati per creare la rete.
La consulenza in comunicazione può rivolgersi a qualsiasi tipo di servizi e apparecchiature di comunicazione elettronica richiesti o desiderati dal cliente. Uno dei lavori di consulenza più comuni prevede l’assemblaggio di un efficace sistema telefonico all’interno della struttura aziendale. Ciò implica la valutazione delle esigenze attuali dell’azienda in termini di numero di linee necessarie per il sistema, quante unità desktop sono necessarie e il numero di dispositivi portatili che devono essere in grado di connettersi con la rete. La valutazione identificherà anche le funzionalità che saranno utili nel fare affari, come la segreteria telefonica, l’instradamento e la definizione delle priorità, l’inoltro e il parcheggio delle chiamate.
Insieme al sistema telefonico di base, la consulenza sulle comunicazioni affronterà anche altri strumenti di comunicazione che possono essere di aiuto all’azienda. Ciò può includere la determinazione se la società genera abbastanza attività di conferenza audio e video per meritare l’acquisto di apparecchiature ponte e la creazione di gruppi di trunk da un fornitore per gestire l’attività di conferenza. In alternativa, il consulente può stabilire che è nell’interesse della società esternalizzare questi servizi. In tal caso, il consulente identificherà e valuterà vari fornitori di conferenze audio, Web e di videoconferenza e cercherà di negoziare le tariffe più interessanti possibili per il proprio cliente.
Nel caso in cui un’azienda desideri creare una rete di dati interna per integrare funzioni come marketing, vendite e contabilità, la consulenza in materia di comunicazioni si concentrerà sull’acquisto di attrezzature per soddisfare queste esigenze. Ciò includerà anche il compito di valutare diversi pacchetti software che consentono di assegnare vari livelli di accesso in base alle credenziali di accesso e alle responsabilità di posizione. Ad esempio, i venditori possono essere limitati a visualizzare le fatture dei clienti, ma non essere in grado di creare o modificare una fattura. Allo stesso modo, i membri del team di contabilità possono avere accesso alle informazioni sulle tariffe o sui contratti emessi dalle Vendite a un determinato cliente, ma non possono accedere alle note inserite dal team di vendita o da qualsiasi altra funzione di vendita.
Alla fine, la consulenza sulla comunicazione riguarda la creazione di un framework di una rete di comunicazione che servirà bene un cliente oggi, stabilendo al contempo le basi per future espansioni, se necessario. In alcuni casi, i consulenti sono tenuti in custodia ed eseguono una valutazione annuale delle esigenze di comunicazione di un cliente. Altre volte, il consulente può stabilire un contratto con una durata specifica e un elenco di elementi che verranno affrontati durante tale periodo. Non è insolito che un consulente sia attivamente impegnato in più di un progetto cliente alla volta.