La contabilità di dotazione è il processo di tracciamento, categorizzazione e registrazione delle transazioni finanziarie che coinvolgono i fondi di investimento riservati ai donatori di un’organizzazione senza scopo di lucro. In genere utilizza gli stessi standard e processi della contabilità finanziaria ordinaria, ma lo applica alle attività che hanno restrizioni specifiche che influenzano il modo in cui vengono gestite e registrate nei libri. Il compito più importante nella contabilità di dotazione è assicurarsi che i fondi limitati dal donatore continuino ad essere utilizzati secondo i desideri espressi dal donatore, indipendentemente da quanto tempo è trascorso da quando è stata effettuata la donazione.
Alcuni tipi di organizzazioni senza scopo di lucro accettano donazioni limitate dal donatore per uno scopo specifico. La maggior parte delle giurisdizioni che riconoscono lo status speciale delle organizzazioni senza scopo di lucro consentono anche legalmente ai donatori di specificare come utilizzare un regalo per l’organizzazione. Se un’organizzazione non profit viola l’accordo per utilizzare una donazione in un modo specifico, il donatore può richiedere la restituzione del dono.
I college, le università, le istituzioni culturali e le organizzazioni religiose mettono alcuni doni riservati ai donatori in un conto chiamato fondo di dotazione. Tipi comuni di fondi di dotazione sono i fondi per borse di studio, cattedre accademiche, fondi edilizi e fondi di investimento generali. Alcune dotazioni consentono all’ente di utilizzare il capitale in un certo modo fino ad esaurimento del fondo, come ad esempio un fondo borsa di studio. Altri tipi di fondi di dotazione non consentono all’ente di spendere il capitale. Invece, l’ente può investire le donazioni e utilizzare gli interessi per spese di funzionamento o per qualsiasi altro scopo consentito.
Il fatto che ogni donazione possa comportare una restrizione che l’istituto deve monitorare significa che la contabilità di dotazione deve incorporare procedure speciali per garantire che i fondi vengano utilizzati correttamente. Gli standard contabili generalmente riconosciuti richiedono agli enti di separare i fondi di dotazione in attività vincolate permanentemente e attività temporaneamente vincolate. I beni vincolati in modo permanente sono regali che non consentono di spendere il capitale. Le attività temporaneamente limitate hanno un limite di tempo per la restrizione o consentono all’ente di esaurire il capitale a un certo punto.
Un’altra particolarità della contabilità di dotazione deriva dal fatto che molte organizzazioni non profit sono esenti dalle tasse governative. Il processo di tracciamento dei beni di dotazione in un sistema contabile deve comprovare l’uso dei beni e del reddito per scopi consentiti dal codice fiscale della giurisdizione. L’uso improprio dei fondi di dotazione può mettere a repentaglio lo status di non profit di un’istituzione, mentre la mancata gestione adeguata di un sistema di contabilità di dotazione può comportare responsabilità legali e fiscali.
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