La gestione della stampa può avere molte definizioni. Può essere meglio descritto come controllo, manutenzione e monitoraggio di un ambiente di stampa e dei suoi livelli di produttività. In genere, un amministratore che si occupa della gestione della stampa può gestire tutte le stampanti della sua rete. Gli vengono forniti aggiornamenti di stato in tempo reale sulle stampanti e sulla rete su cui operano. In sostanza, può gestire numerose stampanti e i loro ambienti da un unico computer. Se l’amministratore non è impegnato in attività di gestione della stampante, potrebbe dover occuparsi di ciascun computer individualmente.
La gestione della stampa ha lo scopo di fornire alle aziende e alle organizzazioni gli strumenti per sfruttare al meglio le proprie risorse. Spazio, hardware, software e tempo, così come le scadenze, sono tutti considerati quando si cerca di ottimizzare le operazioni di stampa. Gli imprenditori possono scegliere di esternalizzare le loro attività di gestione della stampa e ascoltare i consigli dei professionisti che forniscono servizi di gestione della stampa. Ad esempio, un servizio di gestione della stampa di terze parti può valutare i processi di stampa di un’azienda e offrire suggerimenti come aggiornamenti hardware e software, il trasferimento di apparecchiature o l’aggiunta di un dipendente per aumentare la produttività.
I report forniti dalle attività di gestione della stampa di base possono aiutare un amministratore a tenersi aggiornato su ciò che sta accadendo nel suo ambiente di stampa. Se un amministratore identifica attività che ritiene possano contribuire a un problema in un secondo momento, può adottare misure per modificare tali comportamenti nell’ambiente di stampa. Ad esempio, un amministratore che nota uno spreco di carta può imporre limiti di stampa o richiedere che gli utenti utilizzino opzioni che consentono la stampa fronte/retro.
La gestione della stampa può anche aiutare un amministratore nella risoluzione dei problemi. Notifiche e script possono essere inviati in remoto tramite il sistema per risolvere i problemi. Questi problemi possono variare da semplici modifiche del toner e della carta ai guasti del sistema. Poiché i piccoli problemi vengono individuati prima che si trasformino in problemi più grandi, è possibile ridurre la necessità di un supporto tecnico importante.
Oltre a semplificare le operazioni, la gestione della stampa può aiutare a risparmiare denaro e ad aumentare la produttività di un’azienda o organizzazione. Ad esempio, le attività di gestione della stampa vantaggiose includono quelle che riducono gli sprechi e riducono al minimo la quantità di riparazioni necessarie per mantenere operativo un ambiente di stampa. Per sperimentare veramente i vantaggi della gestione della stampa, sarà necessario apportare modifiche in base alle esigenze specifiche di un’azienda.