La scansione ambientale è una pratica di raccolta dei dati. Ha lo scopo di raccogliere informazioni su un ambiente come un ufficio o un’istituzione che possono essere utilizzate nella pianificazione, nello sviluppo e nel monitoraggio continuo da parte di manager e supervisori. Una volta che i dati sono stati raccolti con la scansione, possono essere elaborati e analizzati per creare un brief da utilizzare nel processo decisionale.
Alcune scansioni ambientali vengono eseguite su base ad hoc, se necessario. Questa scansione viene eseguita in risposta a un problema o preoccupazione specifici come la necessità di pianificare un lancio di un nuovo prodotto. La scansione regolare viene eseguita su base regolare; un esempio potrebbe essere una revisione annuale di un ambiente di lavoro condotto con sondaggi, osservazioni e altri metodi di studio. Nella scansione continua, un ambiente viene costantemente scansionato e analizzato. Mentre un processo continuo richiede tempo e denaro, consente rapidi adattamenti alle mutevoli situazioni.
Uno dei motivi per utilizzare la scansione ambientale è in preparazione di un grande cambiamento come una nuova struttura, un grande cambiamento nella politica o il lancio di un prodotto. La scansione e la raccolta di dati prima di entrare nella fase di pianificazione è uno strumento utile per identificare punti deboli, opportunità, minacce e punti di forza. Questi possono essere sviluppati in fase di pianificazione per creare un piano forte ed efficace per affrontare i problemi identificati durante la scansione ambientale. La mancata raccolta di informazioni prima dell’avvio dei piani può comportare errori costosi e opportunità mancate.
Le aziende che utilizzano la scansione ambientale possono spostarsi rapidamente quando identificano un problema o un’opportunità. Ciò include qualsiasi cosa, dal rilascio di un prodotto da parte di un concorrente che potrebbe minacciare una quota di mercato di un’azienda a un problema di sicurezza in un ufficio. I dati raccolti nella scansione ambientale possono essere elaborati per sviluppare un rapporto organizzato al fine di fornire informazioni ai dirigenti e agli altri dirigenti dell’azienda che potrebbero essere interessati. Dispensare le informazioni in modo efficace è una parte importante di questa pratica, poiché i dati sono inutili se non arrivano mai nelle mani giuste.
Numerosi strumenti possono essere utilizzati per la scansione ambientale. Questi includono il controllo dei dipendenti per ottenere informazioni sulle condizioni di lavoro, considerare un posto di lavoro in un contesto sociale ed economico più ampio e valutare le comunicazioni dell’azienda per determinare quali tipi di messaggi che l’azienda invia al pubblico. Una terza parte può essere chiamata a valutare obiettivamente o una società può eseguire la scansione internamente. L’uso degli addetti ai lavori a volte può portare a ottenere maggiori informazioni perché gli addetti ai lavori sanno dove cercare, ma il loro pregiudizio può anche influenzare il risultato della scansione.