Un’analisi funzionale del lavoro (FJA) è un sistema ideato dal Dipartimento del Lavoro degli Stati Uniti negli anni ’40 per determinare tutti gli elementi di un lavoro e valutarli, classificandone l’importanza. Misura il tempo trascorso e la natura delle interazioni con le cose, con i dati e con le persone. Una buona analisi funzionale del lavoro misura anche la qualità delle istruzioni e della supervisione necessarie, nonché la quantità di formazione richiesta per svolgere adeguatamente un lavoro.
La completezza dell’analisi funzionale del lavoro lo rende applicabile a qualsiasi lavoro all’interno di un’organizzazione. Ad esempio, l’FJA di un addetto alla produzione in una fabbrica noterebbe il tempo impiegato per installare macchinari e gestirli. Un FJA della posizione di un addetto alle spedizioni, d’altra parte, si concentrerebbe sul tempo impiegato a spostare e maneggiare gli articoli per la spedizione. Vengono inoltre misurati i tempi medi dedicati alla formazione continua e all’interazione di routine con i supervisori. Alcuni FJA possono essere molto esigenti, con i monitor che usano i cronometri per determinare l’esatto tempo necessario per eseguire determinate attività.
I professionisti delle risorse umane conducono FJA e utilizzano i risultati nel prendere una vasta gamma di decisioni, dai livelli di personale al compenso. Gli FJA sono anche preziosi quando si prendono altre decisioni di gestione, come riorganizzazioni e consolidamenti. È importante tenere presente che un’analisi funzionale del lavoro valuta il lavoro stesso e non la persona nel lavoro. Una buona analisi del lavoro funzionale, tuttavia, è un aiuto inestimabile nella valutazione delle prestazioni di un dipendente, secondo la teoria che uno deve sapere a cosa comporta un lavoro prima di poter determinare quanto bene un dipendente lo ha eseguito.
Le analisi funzionali del lavoro sono utilizzate da molte organizzazioni come primo passo nella preparazione delle descrizioni dei lavori. Un’accurata analisi funzionale del lavoro include scale che misurano le funzioni effettive di un lavoro, nonché i processi mentali che li accompagnano, come il ragionamento e il linguaggio. Questi, tuttavia, non sono gli unici elementi di un lavoro. Un FJA misura anche le interazioni umane incluse nelle prestazioni del lavoro e la formazione necessaria per svolgere bene il lavoro. La raccolta di tutti questi dati è molto utile nel reclutare nuovi talenti.
I doveri e le responsabilità associati a molti lavori possono cambiare nel tempo, anche se i titoli di lavoro rimangono gli stessi. Ad esempio, molti lavori d’ufficio tradizionali sono cambiati radicalmente nella seconda metà del 20 ° secolo a causa dell’automazione degli uffici che culmina nell’informatizzazione. Le analisi che descrivono questi lavori mostrerebbero i cambiamenti che hanno subito in molte aree e migliorerebbero la capacità del datore di lavoro di gestirli. Gli FJA, pertanto, dovrebbero essere periodicamente esaminati e aggiornati.
Molti lavori comportano competenze e capacità tecniche o professionali. Pertanto, se la posizione non è vacante, l’esame e la valutazione effettivi di un determinato lavoro sono svolti al meglio dal personale in carica e di supervisione. Il coinvolgimento dei professionisti delle risorse umane in questa fase del processo FJA è spesso limitato alla supervisione e all’orientamento.
L’analisi effettiva è la fase del processo in cui vengono contestate alcune ipotesi, in particolare per quanto riguarda i requisiti di credito o accademici. Questa è anche la fase in cui la direzione deve considerare la possibilità che le persone disabili svolgano il lavoro. È legale negli Stati Uniti negare i candidati a motivi di disabilità, ma i datori di lavoro che lo fanno dovrebbero essere in grado di documentare che tale rifiuto riflette la mancanza del candidato di una qualifica professionale in buona fede (BFOQ). Senza tale documentazione, i datori di lavoro possono affrontare importanti sfide legali.
Prima dell’informatizzazione, il principale set di competenze di molti impiegati era il funzionamento di una macchina da scrivere, uno strumento che, rispetto ai computer moderni, aveva vantaggi limitati. Le stesse capacità di tastiera sono ancora necessarie per far funzionare i computer, ma la base di conoscenza di base necessaria per ottenere un prodotto di lavoro significativo si è ampliata in modo significativo. Un FJA quantifica la quantità di tempo che un lavoratore trascorre su un computer, differenziando tra compiti quali elaborazione testi, fogli di calcolo, presentazioni e altre funzioni. Conoscere queste informazioni è fondamentale per il successo del reclutamento.
Anche i cambiamenti nel flusso di lavoro in fabbrica possono avere un impatto significativo sui lavori degli addetti alla produzione. Le modifiche al modo in cui vengono confezionate le materie prime in entrata, ad esempio, possono aumentare o diminuire la quantità di tempo che impiega tali materie prime nel flusso di lavoro. Se tali modifiche consentono di risparmiare tempo, i bravi manager assegnano spesso il tempo altrove. I manager che mantengono il controllo del flusso di lavoro dei loro dipartimenti mediante FJA e osservazioni intermedie generalmente li gestiranno in modo più efficiente.