L’approvvigionamento di RFP è il processo di emissione di una richiesta di proposta (RFP) per ottenere offerte per l’approvvigionamento di beni o servizi. Il processo di approvvigionamento RFP è ampiamente utilizzato a livello internazionale come veicolo appropriato per specifici tipi di approvvigionamento o attività di acquisto. Sebbene i valori variano in base all’impresa, gli acquisti o i contratti con un valore in dollari specifico sono gestiti tramite una RFP. A seconda del settore, l’approvvigionamento di RFP viene utilizzato anche per: progetti di alto profilo, progetti di valore elevato in dollari, contratti per un paniere di beni o servizi e per progetti in cui potrebbe esserci un conflitto di interessi.
In un processo RFP, il cliente è responsabile della creazione del documento con tutte le specifiche, i dettagli e le scadenze necessari. Queste informazioni vengono quindi fornite a un elenco precedente di potenziali fornitori o pubblicate su una rete aperta, in modo che tutti i fornitori abbiano accesso alla richiesta. I fornitori hanno un periodo di tempo specifico in cui rispondere, insieme al protocollo e alle procedure relative all’aggiudicazione del contratto.
In base al diritto contrattuale, il processo di RFP è riconosciuto come un metodo giusto ed equo per raccogliere le risposte dei fornitori e aggiudicare un contratto. La base principale per questo giudizio si basa sulla trasparenza del processo. I clienti che aggiudicano contratti ai fornitori senza supportare dati basati sul processo di RFP possono essere citati in giudizio dinanzi al tribunale civile. Spetta al cliente fornire la documentazione e la prova che il processo di aggiudicazione è stato giusto ed equo. La mancata fornitura di queste informazioni di supporto comporterà multe pesanti, pagabili al fornitore non riuscito.
I progetti di alto profilo o di alto valore in dollari beneficiano di un processo RFP, in quanto incoraggia i fornitori a fornire la migliore combinazione di prezzo, qualità e servizio possibile. Il processo decisionale è più semplice, poiché i criteri sono chiari e tutti i fornitori sono tenuti a fornire le stesse informazioni. Inoltre, questo processo gestisce l’interazione tra il personale di vendita e il cliente, consentendo a entrambe le parti di concentrarsi sulle questioni e sui requisiti fondamentali.
Un contratto per un paniere di merci è piuttosto complesso. Questo approccio viene in genere utilizzato quando si seleziona un fornitore per acquisti multiuso e non un prodotto specifico. Ad esempio, i contratti di forniture per ufficio vengono assegnati in base a una combinazione di prezzo, consegna e servizio. Al fine di confrontare equamente i prezzi, la risposta si basa su un paniere specifico di merci. Questo focus fornisce lo strumento necessario per restringere il focus a un valore quantificabile.
Un conflitto di interessi può verificarsi quando la persona responsabile dell’approvvigionamento o il gruppo di utenti ha connessioni personali con le aziende che forniscono questo servizio o prodotto. L’uso degli appalti RFP consente all’azienda di mascherare i nomi degli intervistati, aggiungere persone diverse al comitato di valutazione o utilizzare altro personale per prendere la decisione. Questo è un modo eccellente per evitare costose controversie.