L’imaging dei documenti è un elemento essenziale per fare affari oggi. Come mezzo per creare copie elettroniche di documenti importanti, diagrammi e immagini, l’imaging dei documenti aiuta a garantire che i documenti aziendali possano essere salvati e archiviati in modo sicuro. Ecco le nozioni di base relative all’imaging dei documenti, inclusa l’archiviazione e la distribuzione delle immagini salvate.
L’imaging di documenti cartacei è molto semplice. Tutto ciò che è veramente necessario è uno scanner di qualità, un cavo USB per collegare lo scanner a un computer e quindi un software di scansione che consentirà di denominare e archiviare l’immagine salvata. Mentre gli scanner per documenti erano un po’ costosi, oggi sono disponibili unità di buona qualità a prezzi molto ragionevoli. Ciò rende possibile l’imaging dei documenti sia per le aziende che per la casa.
Una volta che il software è stato caricato sul disco rigido e lo scanner è riconosciuto dal sistema, posizionare semplicemente il documento rivolto verso il basso sullo schermo dello scanner e premere il tasto di avvio per avviare la scansione. Funzionando in modo simile a una fotocopiatrice, lo scanner creerà un’immagine del documento, lavorando da un’estremità all’altra. Una volta completata la pagina, sarà possibile utilizzare il software per denominare il documento scansionato e quindi salvarlo sul disco rigido del computer. In alternativa, il documento scansionato può essere caricato su un CDR o caricato su un server per l’archiviazione e il recupero.
I vantaggi della scansione dei documenti sono numerosi. Uno, la creazione di una copia elettronica di documenti di valore garantisce che anche nel caso in cui l’originale venga perso, possa essere ricreato stampando la copia elettronica. In secondo luogo, è possibile acquisire e conservare preziosi archivi degli anni passati, poiché l’imaging dei documenti crea una copia che non sbiadisce, non ingiallisce con il tempo o diventa fragile nel tempo. Infine, l’imaging dei documenti semplifica la condivisione di copie di documenti cartacei con sedi remote.
Ad esempio, se un addetto alle vendite è fuori dal paese e ha bisogno di vedere una copia di un contratto con un cliente, non è necessario accumulare le spese relative alla creazione di una copia cartacea e all’invio tramite corriere. Invece, il documento scansionato può essere semplicemente inviato tramite e-mail o inserito in una rete a cui l’associato può accedere. Ciò che prima richiedeva giorni, ora richiede solo pochi minuti con l’imaging dei documenti.
L’imaging dei documenti ha cambiato il modo in cui molte aziende archiviano i documenti importanti, oltre a rendere molto più semplice il recupero dei dati quando necessario. Sia che i documenti consistono in immagini, contratti o schemi di costruzione, le immagini di documenti importanti sono conservate e disponibili ogni volta che sono necessarie.