Uno degli elementi chiave in qualsiasi programma di gestione della contabilità clienti praticabile è fornire report periodici che mostrino il processo di invecchiamento delle fatture in sospeso emesse ai clienti per beni e servizi resi. Il processo di invecchiamento dei crediti è il mezzo con cui tali rapporti sono compilati e forniti ai funzionari competenti dell’organizzazione.
L’invecchiamento dei crediti è una componente preziosa per essere in grado di strutturare un budget operativo per l’azienda. Comprendere le abitudini di pagamento esistenti dei clienti e abbinarle alla necessità di entrate costanti nell’azienda in modo che possa soddisfare i suoi obblighi in sospeso aiuta a garantire che l’organizzazione disponga di fondi entro una determinata data per far fronte ai costi operativi. Senza mantenere una vigilanza costante sul flusso di entrate in azienda, è impossibile costruire e lavorare con un budget solido.
Ad esempio, se la tua azienda fattura ai clienti con termini di trenta giorni, ma i clienti più grandi pagano costantemente più di quarantacinque giorni, è una mossa intelligente garantire ai fornitori termini di pagamento che riflettano quella realtà aziendale. La mancata conoscenza della differenza tra il termine di pagamento desiderato e l’intervallo di pagamento medio utilizzato dalla maggior parte dei tuoi clienti si tradurrà in un’azienda a corto di capitale operativo, perché ha assunto obblighi che non può soddisfare entro un lasso di tempo accettabile. Ciò avrà un impatto negativo sulla tua relazione con i tuoi fornitori, che a sua volta potrebbe influire sulla tua capacità di operare e servire la tua base di clienti.
In secondo luogo, l’invecchiamento dei crediti è uno strumento eccellente quando si tratta di rafforzare i legami con i clienti. Se un report periodico mostra che un cliente abituale ha una fattura in sospeso da oltre novanta giorni, ma ha pagato anche fatture inviate trenta giorni prima, è un’opportunità per contattare il cliente e chiedere informazioni sullo stato della fattura. Molto spesso, la fattura potrebbe essere stata semplicemente smarrita e il pagamento può essere tagliato immediatamente una volta che il problema è stato reso noto. Indagini cortesi di questa natura non sarebbero possibili se non si mantenesse un’accurata scadenza dei crediti.
Facendo un ulteriore passo avanti, l’invecchiamento dei crediti può aiutare a indicare quando potrebbe essere il momento di interrompere una relazione con un cliente. Se il rapporto periodico sull’invecchiamento mostra costantemente che il cliente ha problemi a pagare le fatture in modo tempestivo, potrebbe essere il momento di esaminare la salute finanziaria di tale azienda. Molte aziende utilizzeranno l’invecchiamento dei crediti per determinare se è necessaria una sorta di indagine. Ad esempio, un cliente che ha costantemente fatture che rientrano nel periodo da novanta a centoventi giorni prima che vengano effettuati i pagamenti potrebbe benissimo essere sul punto di piegarsi.
Piuttosto che continuare a offrire servizi che alla fine dovranno essere cancellati come crediti inesigibili, utilizzare l’invecchiamento dei crediti per evitare questo tipo di problema. Comunica al cliente che la tua azienda non sarà in grado di fornire ulteriori servizi a meno che non vengano aggiornati i saldi dei crediti in sospeso e non siano presi accordi di pagamento anticipato per un uso futuro.
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