Quando un’azienda, un’organizzazione, una regione o una struttura educativa è alla ricerca di servizi di investimento, come contabilità, servizi attuariali o gestione patrimoniale, spesso si verifica una procedura di gara competitiva. Soprattutto per le istituzioni pubbliche come un fondo pensione o una dotazione universitaria, c’è un livello di responsabilità che deve essere raggiunto per le decisioni che vengono prese. A livello aziendale, questo vale anche perché un consiglio di amministrazione riterrà il management responsabile delle decisioni prese. La procedura di gara competitiva è un modo per mantenere un metodo trasparente per l’acquisizione di fornitori di servizi di terze parti che rimane equo e che, se eseguito con successo, porterà alla selezione del fornitore appropriato.
L’offerta competitiva spesso inizia con una richiesta di proposta (RFP), che viene emessa dall’entità che richiede servizi finanziari o da un consulente esterno che gestisce il processo di ricerca. Un documento viene rilasciato al pubblico o solo su invito. Le qualifiche per il contratto sono delineate nella RFP e, di conseguenza, le imprese maggiormente qualificate rispondono all’invito nella procedura di gara competitiva. Affinché i fornitori di servizi possano rispondere in modo efficiente, sarà stabilito un periodo di domande e risposte (Q&A) tra gli offerenti e l’emittente o il consulente. Dopo tale periodo di domande e risposte, viene applicato un termine per la presentazione.
In una procedura di gara aperta e competitiva, le voci del fornitore di servizi ricevute sono disponibili per la visualizzazione da parte di altri. Una procedura di offerta competitiva chiusa è meno pubblica e solo alcuni individui hanno accesso alle voci in questo tipo di processo. Spesso, i risultati delle domande e risposte vengono pubblicati affinché altri offerenti possano visualizzarli se stanno affrontando domande simili.
Dopo la scadenza della presentazione, tutte le voci vengono esaminate. In base al pool di invii, il tempo necessario per la revisione varierà. Viene creato un elenco ristretto delle aziende qualificate che meglio soddisfano i criteri della RFP, restringendo il processo di offerta competitiva. Le aziende che compaiono in un elenco ristretto potrebbero essere invitate alle riunioni dell’emittente per spiegare meglio i prodotti e i servizi offerti e per rispondere a qualsiasi dubbio o domanda che l’emittente potrebbe avere in merito a strategia, commissioni o altri dubbi.
La procedura di gara competitiva termina quando un fornitore di servizi si aggiudica l’appalto. Spesso, anche dopo la selezione del vincitore, ci sono delle trattative che devono essere finalizzate. Nel caso in cui le negoziazioni finali falliscano, un emittente sceglierà spesso un secondo offerente per ottenere il contratto.
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