L’outsourcing delle retribuzioni è una pratica aziendale che prevede la stipula di un contratto con un servizio aziendale per gestire tutte le funzioni relative a un libro paga dell’azienda. L’uso di un servizio di outsourcing consente di gestire il processo di gestione stipendi senza la necessità di mantenere un ampio reparto di gestione stipendi. I fornitori di servizi di gestione stipendi gestiscono funzioni così diverse come il calcolo dei salari, la ritenuta d’acconto, la distribuzione di fondi trattenuti alle agenzie governative competenti e il deposito diretto della retribuzione netta nei conti bancari dei dipendenti.
Ci sono molti motivi per cui un’azienda può scegliere di scegliere un’opzione di outsourcing del personale. Il più comune è risparmiare tempo e denaro nella gestione delle attività finanziarie associate a un libro paga. Con la stipula di un contratto con un fornitore esterno, è possibile limitare il team di gestione stipendi a una o due persone all’interno dell’azienda. Spesso, queste due persone designate sono autorizzate a fornire dati di base al servizio buste paga, che quindi gestisce il resto dei dettagli. Di conseguenza, non è necessario che nessuno spenda la maggior parte della settimana lavorativa per calcolare i salari orari, le tasse e affrontare vari tipi di trattenute.
Poiché la maggior parte dei servizi di outsourcing dei salari offre la possibilità di tagliare assegni o depositi diretti, è possibile per ciascun dipendente scegliere quale formato preferisce. Quando vengono selezionati gli assegni, questi vengono generalmente inviati tramite corriere al cliente, che li distribuisce ai dipendenti. In situazioni in cui è selezionata l’opzione di deposito diretto, i dipendenti trovano spesso il proprio denaro accreditato sul proprio conto la sera prima della data effettiva di pagamento o anticipatamente alla data di pagamento standard.
Un altro vantaggio dell’utilizzo di un servizio di esternalizzazione del personale è che il datore di lavoro non deve tenere il passo con le modifiche alle normative che incidono sul calcolo delle imposte. Poiché il servizio di outsourcing aggiorna costantemente le proprie informazioni per conformarsi alle leggi vigenti, il datore di lavoro non deve mai preoccuparsi di incorrere in ritardi di addebito e altre sanzioni, a causa di un calcolo improprio delle imposte dovute. Questo vantaggio da solo può far risparmiare una grande azienda una quantità significativa di denaro nel corso di un anno.
L’esternalizzazione delle buste paga impedisce anche a un datore di lavoro di affrontare i problemi di tecnologia. Poiché il libro paga viene elaborato fuori sede, non è mai necessario aggiornare il software del libro paga o spendere tempo e denaro in problemi di programma o hardware o qualsiasi problema di sistema che può verificarsi e rallentare il processo del libro paga. Di conseguenza, i dipendenti sono costantemente pagati in tempo e rimangono felici.
Mentre l’outsourcing delle retribuzioni significa sostenere regolarmente un’altra spesa aziendale, anche le piccole imprese spesso scoprono che l’utilizzo di questo tipo di servizio consente di risparmiare tempo e denaro ogni mese. La maggior parte dei fornitori di outsourcing offrirà diversi piani di gestione stipendi che sono probabilmente ideali per aziende di diverse dimensioni. In termini di convenienza, mantenere aggiornati i registri dei salari e mantenere la ritenuta accurata, andare con un servizio di outsourcing dei salari ha senso.