Un acquisto di emergenza è quello che deve essere effettuato per ridurre il rischio di perdita di vite umane o proprietà associato a un evento imprevisto. In situazioni di emergenza, le normali regole di acquisto possono essere sospese per consentire alle persone di accedere a beni o servizi di cui hanno bisogno per mitigare immediatamente l’emergenza. In genere devono presentare la documentazione a supporto dell’acquisto, con informazioni specifiche sulla situazione, la necessità e il venditore che alla fine ha fornito i materiali necessari. La revisione può in seguito determinare che la situazione non si è qualificata per una gestione speciale.
In circostanze convenzionali, gli acquisti sono strutturati in un budget. Per acquisti importanti, è necessario effettuare acquisti comparativi o sollecitazioni di offerte. Un college, ad esempio, chiede offerte a diverse società idrauliche per determinare quale può soddisfare meglio le sue esigenze e assegna un contratto a quella migliore. Se si verifica un’emergenza idraulica, come un arresto improvviso che minaccia di allagare un edificio o rilasciare rifiuti nel campus, il college può eludere questo processo con un acquisto di emergenza per risolvere il problema.
L’acquisto deve contribuire direttamente a una rapida risoluzione di un’emergenza. Assumere un idraulico per riparare un’interruzione è consentito, ad esempio, mentre pagare un’impresa di pulizia di tappeti non può essere considerata un’emergenza. Le richieste di effettuare acquisti di emergenza possono essere respinte se il problema era prevenibile o prevedibile. Un dipartimento di tecnologia dell’informazione, ad esempio, dovrebbe avere piani per sostituire apparecchiature obsolete, insieme a backup per guasti di emergenza. Se non lo fa e la rete è minacciata, l’emergenza è stata creata per negligenza e potrebbe non qualificarsi per un acquisto di emergenza.
Di solito vengono messi in atto protocolli accurati per definire e monitorare gli acquisti di emergenza. L’obiettivo è prevenire le situazioni in cui le persone utilizzano questo metodo di ultima istanza per soddisfare i bisogni di base. Un acquisto di emergenza può essere più costoso, soprattutto se è correlato a un disastro più grande delle esigenze immediate dell’organizzazione. In un uragano, ad esempio, i generatori possono diventare estremamente costosi e le aziende che devono acquistarli per mantenere attivi i servizi spenderanno più di quanto spenderebbero acquistando un generatore in anticipo per prepararsi alle emergenze.
Moduli di autorizzazione speciali possono essere utilizzati per un acquisto di emergenza. Il modulo spiega la natura della situazione, definisce l’emergenza e fornisce una giustificazione per mostrare come la spesa fosse necessaria. Un supervisore o un capo dipartimento potrebbe dover firmare il modulo, indicando che è stato rivisto e approvato. I contabili preoccupati possono richiedere un audit e possono consigliare attività come una migliore pianificazione delle emergenze in futuro per evitare che tali situazioni si ripetano.
Smart Asset.