Un assistente amministrativo ha molti degli stessi doveri di un segretario, incluso scrivere, archiviare, rispondere ai telefoni e prendere appunti durante le riunioni. Oltre a ciò, può anche supervisionare la logistica di un ufficio, collaborare con i supervisori su progetti importanti e supervisionare i segretari. Sebbene ci sia poca istruzione formale richiesta per lavorare in questa posizione, gli assistenti esecutivi o coloro che lavorano in campi specialistici potrebbero aver bisogno di una formazione aggiuntiva.
Doveri
I compiti di un assistente amministrativo vanno spesso ben oltre le attività di segreteria e comprendono la gestione di cose logistiche per l’ufficio, come ordinare materiali di consumo, gestire la posta e le scartoffie che vanno dentro e fuori dal business e coordinare gli orari delle persone. In molti casi, lui o lei è una fonte di informazioni con il pubblico e, in quanto tale, a volte funge da “volto” dell’azienda. Alcuni assistenti senior supervisionano anche assistenti o segretari junior, nel qual caso potrebbero dover presentare periodicamente relazioni o presentazioni sulle prestazioni. Molte persone in questa posizione aiutano anche con la formazione di nuovo personale, in particolare se svolgeranno compiti amministrativi. Un assistente amministrativo ha anche bisogno di alcune conoscenze pratiche, come come lavorare con una varietà di attrezzature per ufficio.
Insieme di abilità
Le persone che lavorano in questa posizione devono essere estremamente brave con i dettagli e in grado di gestire molti compiti contemporaneamente, dal momento che sono spesso responsabili dei programmi di più persone e possono supervisionare l’avanzamento di diversi progetti contemporaneamente. Dovrebbero anche essere bravi con le persone, poiché il lavoro richiede molta interazione con le persone in ufficio e con i clienti. Essere in grado di effettuare chiamate di giudizio e lavorare in modo indipendente è anche una parte importante del lavoro, poiché l’assistente amministrativo è la persona che è probabile che sappia quali documenti sono importanti e quali possono essere scartati, quali e-mail possono essere gestite in ufficio livello e che devono essere inoltrati alla direzione superiore e come elaborare la catena di comando per fare le cose. Inoltre, gli assistenti amministrativi devono essere articolati, bravi a scrivere e bravi con la tecnologia, poiché sono spesso tenuti a rispondere a posta, correggere bozze di documenti e lavorare con database.
Specialità
Gli assistenti amministrativi possono specializzarsi in un dipartimento specifico di un’organizzazione, come risorse umane o IT, sebbene ciò sia più comune nelle organizzazioni più grandi. Gli assistenti amministrativi esecutivi lavorano solo con i vertici aziendali. Possono essere responsabili di un pool di persone o possono lavorare solo con uno. In entrambi i casi, l’assistente è responsabile del controllo dell’accesso ai dirigenti, dell’organizzazione dei viaggi e delle conferenze e dell’interazione con i venditori, i dirigenti di altre società e i membri del consiglio di amministrazione, oltre alle normali funzioni amministrative. In generale, più alto è il dirigente, più competenze ed esperienza hanno bisogno dell’assistente.
Inoltre, gli assistenti amministrativi possono specializzarsi in determinati settori, come la medicina o la legge. Oltre ai normali doveri associati a questa posizione, svolge anche compiti specificamente collegati a quel campo. Ad esempio, un assistente legale può anche ricercare precedenti legali e aiutare a preparare briefing, mentre un assistente medico di solito deve conoscere fatturazione assicurativa o procedure di laboratorio. Alcune persone svolgono anche questo lavoro da casa per telefono e Internet, nel qual caso vengono chiamate assistenti amministrativi virtuali.
Formazione
In molti casi, una persona può iniziare a lavorare in questo lavoro con un diploma di scuola superiore e una formazione in affari e competenze informatiche. Per posizioni specializzate, come in uno studio medico o legale, deve conoscere il vocabolario specifico per quella posizione. Un certificato rilasciato da un programma di formazione, un diploma associato o una certificazione attraverso un’organizzazione riconosciuta può essere d’aiuto quando si tratta di essere assunti o promossi.