Un assistente amministrativo entry level è un professionista che assiste nelle responsabilità di base dell’amministrazione dell’ufficio. Un assistente amministrativo entry level è in genere uno di almeno due professionisti amministrativi all’interno di un ufficio e gestisce gran parte delle attività amministrative che potrebbero essere altrimenti pianificate e coordinate da un professionista amministrativo senior. Questo assistente può anche fungere da receptionist dell’organizzazione, salutare i visitatori e rispondere alle chiamate in arrivo, nonché un rappresentante del servizio clienti o un addetto all’immissione dei dati, fornendo supporto amministrativo di base per l’organizzazione.
Quando la maggior parte degli annunci di lavoro fa riferimento a responsabilità amministrative di base o di base, in genere include attività quali l’apertura e la distribuzione di posta, la stampa, la raccolta e la copia di documenti, l’archiviazione e la digitazione. Un assistente amministrativo entry-level è in genere anche il membro del personale responsabile per procurarsi un rinfresco per le riunioni, che può includere l’ordinazione e la raccolta dei pranzi o la preparazione di caffè e tè. Anche fare commissioni, raccogliere forniture per ufficio e altre responsabilità di tipo internato può far parte di una posizione di assistente amministrativo entry-level.
Una delle funzioni principali di un assistente amministrativo entry level è quella di fornire supporto ad altri professionisti amministrativi all’interno di un ufficio, come dirigenti d’ufficio, assistenti amministrativi senior o assistenti esecutivi. Ciò potrebbe significare fornire assistenza nell’inventario delle forniture per ufficio e nell’immissione di ordini di forniture, assistenza nella pianificazione e coordinamento di eventi per funzioni speciali e nella preparazione di documenti o pacchetti speciali dell’azienda. Mentre il più alto professionista amministrativo è responsabile del processo decisionale e del contenuto dei materiali amministrativi, spesso delegherà la preparazione dei materiali a un assistente amministrativo entry-level.
Il titolo di assistente amministrativo entry-level può anche essere usato come termine più ampio per descrivere posizioni come receptionist, rappresentante del servizio clienti, impiegato di archiviazione o impiegato di inserimento dati, se la posizione richiede un basso livello di formazione e competenze specialistiche. Sebbene la maggior parte delle posizioni entry level non richieda molta esperienza o formazione professionale precedente, la natura competitiva della ricerca di lavoro può significare che qualcuno che possiede tali qualifiche potrebbe avere un vantaggio competitivo nel garantire un lavoro di assistente amministrativo entry level. Il titolo entry-level implica anche spazio per la crescita all’interno dell’organizzazione, come una promozione a una posizione amministrativa più senior.