Il ruolo di assistente amministrativo professionale è di vitale importanza nel funzionamento di molte imprese. Sebbene un assistente amministrativo professionale tenda ad avere doveri simili a qualsiasi assistente amministrativo, in genere ha più anni di esperienza e / o un diploma universitario, e spesso lavorerà con i dirigenti dell’azienda e può anche fungere da responsabile dell’ufficio. Le responsabilità lavorative degli assistenti amministrativi sono varie, ma spesso di natura clericale. Ogni assistente amministrativo dovrà avere la capacità di lavorare bene con altre persone, avere eccellenti capacità organizzative ed essere esperto nella digitazione e nel lavoro su un computer.
Secondo il Dipartimento del Lavoro degli Stati Uniti, un assistente amministrativo professionale può lavorare in un ufficio a titolo amministrativo o amministrativo, assicurando che l’attività funzioni in modo efficace ed efficiente. Alcune delle loro funzioni possono includere la gestione delle comunicazioni tra l’azienda, i suoi clienti e i suoi dipendenti, ad esempio via posta, telefono o e-mail; programmazione delle riunioni; fissare appuntamenti; tenere un’attenta documentazione di archiviazione o sviluppare un sistema di archiviazione; assistere altri dipendenti in progetti o ricerche; e prendere accordi di viaggio. La maggior parte degli assistenti amministrativi professionisti svolge tutti questi compiti e altro.
Alcune responsabilità aggiuntive possono includere l’assunzione e la formazione di nuovi dipendenti, l’assistenza ai clienti che entrano in ufficio e la manutenzione delle forniture dell’ufficio. Ciò potrebbe significare fare l’inventario delle forniture e ordinare ciò che è necessario, nonché tenere un’attenta documentazione contabile. Un assistente amministrativo professionale deve avere familiarità con le attrezzature tecnologiche in ufficio e in grado di eseguire piccole riparazioni o decidere quando chiamare qualcuno per riparare un pezzo di equipaggiamento.
Un assistente amministrativo professionale ha bisogno della capacità di lavorare in modo indipendente e prendere decisioni. Dovrà decidere quali informazioni devono essere inoltrate al capo e quali possono essere trattate in modo indipendente. Un assistente amministrativo che ricopre un ruolo di responsabile dell’ufficio dovrà assicurarsi che vengano mantenute le politiche dell’ufficio, che possono riguardare questioni come il codice di abbigliamento o il tempo libero richiesto. È anche importante essere sicuri che la catena di comando venga seguita, se l’ufficio è un ambiente più formale.
Alcuni assistenti amministrativi professionisti si allenano per lavorare in campi specifici, come quello legale o medico. Queste aree richiedono generalmente una formazione aggiuntiva per apprendere la terminologia e la metodologia specifiche dell’ambiente in cui lavoreranno. Gli assistenti in questi campi sono spesso pagati con salari più alti rispetto agli ambienti di ufficio standard.
Esistono molti programmi di certificazione e singole classi disponibili per la formazione degli assistenti amministrativi. Questi tipi di formazione e certificazioni possono apparire eccellenti su un curriculum e migliorare le possibilità di essere assunti. Molti assistenti amministrativi, tuttavia, imparano semplicemente le loro preziose competenze sul lavoro e guadagnano aumenti e promozioni attraverso anni di servizio affidabile.