L’efficacia di Enterprise Resource Planning (ERP) può essere misurata attraverso una valutazione ERP. Le aziende che effettuano una valutazione ERP dovrebbero pesare diversi fattori. Questi includono quanto il software si adatta ai cambiamenti nel business, quanto è facile da usare il software ERP e quanto costa acquistare e mantenere il software ERP.
In sostanza, ERP è un software che consolida le informazioni su risorse finanziarie, attività, passività e dipendenti di un’azienda al fine di fornire un database centralizzato per l’uso da parte della direzione o degli azionisti. Quando si esegue una valutazione ERP, la capacità del software di integrare tutte le informazioni è un fattore importante da considerare. Poiché il software è progettato per facilitare l’aggregazione delle informazioni, è necessario prendere in considerazione l’efficienza del software ERP selezionato e la capacità di implementare facilmente ERP nelle operazioni dell’azienda.
Il software incompatibile con l’industria o le pratiche commerciali di un’azienda può causare errori ERP. Una valutazione ERP dovrebbe focalizzarsi su come il software si adatta ai cambiamenti nel business. Se il software ERP non si adegua alle variazioni delle entrate o della forza lavoro, la funzionalità del software verrà inibita. Affinché ERP riesca a integrare un’azienda, il software deve essere personalizzato per ogni segmento dell’azienda. Se la valutazione ERP non si integra, l’utilità effettiva del software sarà inibita da raccomandazioni e informazioni che sono troppo generiche per essere utili.
La facilità d’uso è il secondo fattore da considerare quando si gestisce una valutazione ERP. Il software che è contorto o richiede conoscenze avanzate limiterà il numero di persone in grado di utilizzare l’ERP. Inoltre, se la tecnologia ERP causa problemi durante la fase di installazione o è incompatibile con il sistema informatico di un’azienda, l’efficienza e la produttività saranno influenzate negativamente perché verrà dedicato più tempo a regolare il sistema ERP invece di raccogliere dati rilevanti per fare affari di qualità decisioni.
Mentre ERP può essere di beneficio a un’azienda, se si spendono troppi soldi per l’acquisto, l’implementazione e la formazione dei dipendenti su come utilizzare il programma, i vantaggi verranno negati. Il software ERP è molto costoso. Pertanto, quando si supervisiona una valutazione ERP, il costo di mantenimento dell’ERP deve essere confrontato con i benefici forniti dal programma, come una maggiore produttività, una migliore comunicazione tra i dipartimenti o le strutture e una migliore organizzazione delle informazioni. Inoltre, il rapporto tra un’azienda e il suo fornitore ERP è importante. Se il fornitore addebita più denaro per l’aggiornamento o la risoluzione dei problemi ERP, una modifica dei fornitori può consentire a un’azienda di risparmiare più denaro.