Un certificato di carica è un documento che elenca i funzionari di una società e le posizioni che occupano. Tali documenti sono solitamente predisposti dai segretari aziendali e, per legge, devono essere messi a disposizione del pubblico. Le persone che desiderano informazioni sugli incumbent di una società possono richiedere una copia del certificato di incumbent alla segreteria. Queste informazioni vengono aggiornate secondo necessità per riflettere la riorganizzazione della società e vengono inoltre archiviate presso le autorità di regolamentazione governative per tenerle informate sulle operazioni della società.
Il termine “incumbent”, che significa “titolare della carica” è spesso usato in politica, ma si riferisce anche ai funzionari di una società, come il presidente, il direttore finanziario e l’amministratore delegato. La struttura organizzativa di una società può variare e, di conseguenza, i titoli di lavoro in carica non sono sempre uniformi, né le responsabilità lavorative sono necessariamente coerenti tra due persone con la stessa posizione in aziende diverse.
I segretari aziendali sono responsabili della tenuta dei registri aziendali. Questa tenuta dei registri è solitamente richiesta dalla legge e il lavoro del segretario supporta quello di altri funzionari che devono archiviare documenti legali e fornire informazioni su eventi storici in una società. Nei casi in cui il segretario sia considerato in carica, potrebbe essere necessario che un altro funzionario controfirmi il certificato di carica affinché sia valido. In caso contrario, la firma del segretario è l’unica necessaria sul documento.
Il certificato di carica elenca semplicemente nomi e titoli di lavoro, senza ulteriori informazioni personali. Come altri documenti pubblici, promuove la trasparenza rendendo le informazioni su come è organizzata e gestita una società prontamente disponibili per i membri del pubblico che potrebbero avere un interesse. Questo può includere azionisti, così come altre società e persone preoccupate per il modo in cui una società fa affari. In caso di riorganizzazione o nuova assunzione, le persone possono richiedere una nuova copia del certificato di incumbent per avere informazioni aggiornate sui funzionari della società.
I certificati di incombenza possono essere utilizzati per tutto, dalla determinazione di chi citare in giudizio in un deposito legale per saperne di più sull’organizzazione interna di un’azienda. Anche altri documenti pubblici come un prospetto possono essere utili per la ricerca di un’azienda. Queste informazioni non sono considerate proprietarie e devono essere rese disponibili su richiesta, indipendentemente da chi le richiede. Inoltre, le persone che chiedono informazioni non sono tenute a rivelare il motivo per cui sono interessate o come verranno utilizzate le informazioni.
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