Un conto salari è un conto bancario che viene accantonato allo scopo di gestire tutti gli esborsi associati al libro paga di un datore di lavoro. I fondi vengono trasferiti sul conto da altri conti aziendali al fine di finanziare un libro paga, mettere da parte fondi per il pagamento delle tasse del datore di lavoro e eventuali ritenute dalla retribuzione dei dipendenti e per erogare i pagamenti sotto forma di trasferimenti elettronici o assegni cartacei. Si consiglia di mantenere un conto bancario separato ai fini della gestione stipendi, in quanto semplifica notevolmente il processo di tracciamento dell’attività nei principali libri contabili.
Oltre a fornire un mezzo organizzato per implementare le transazioni correlate al libro paga, un conto del libro paga rende anche più facile determinare quale di tali transazioni è stata completata con successo. Le erogazioni delle buste paga, sotto forma di assegno cartaceo o trasferendo il saldo sul conto di una carta delle buste paga dei dipendenti, possono essere identificate con facilità, semplificando il monitoraggio della data in cui è avvenuta la transazione iniziale e del momento in cui la transazione è stata registrata sul conto. Ciò consente al personale delle retribuzioni di determinare rapidamente in tempo reale quali erogazioni hanno e non sono ancora state liquidate.
Mentre la gestione di un account sui salari può essere gestita con l’uso di un libro mastro e un registro degli assegni di base, molte aziende oggi utilizzano software per i salari. Pacchetti software di questo tipo rendono il processo di calcolo delle retribuzioni, inclusa l’applicazione della retribuzione degli straordinari per i dipendenti orari e la ritenuta alla fonte delle imposte, un processo semplice. Inoltre, il software può essere utilizzato per automatizzare il processo di trasferimento elettronico di fondi dal conto del personale al conto bancario dei dipendenti. Molti di questi pacchetti sono anche in grado di inviare pagamenti elettronici alle agenzie fiscali, nonché di trasferire fondi su conti designati in situazioni in cui qualsiasi dipendente è attualmente sotto un ordine di pignoramento o un ordine permanente come un pagamento di sostegno all’infanzia.
Insieme alla definizione più comune del conto salari come conto bancario utilizzato solo a fini salariali, il termine si riferisce anche a un conto creato con un’agenzia nazionale per le entrate, come il Servizio delle entrate interne negli Stati Uniti o le Entrate canadesi Agenzia. Questo account funge da punto di destinazione per qualsiasi attività sui salari segnalata da una determinata azienda. L’attività rilevante per il conto comprende il pagamento totale dei salari e degli stipendi, l’importo della ritenuta alla fonte su ciascun dipendente e una ripartizione delle imposte e altre forme di ritenuta che sono state effettuate per conto del dipendente. In questa applicazione, il conto del personale tiene traccia anche dell’importo delle imposte sui salari dovute dall’azienda stessa e applica i pagamenti a tale importo man mano che i fondi vengono ricevuti dall’azienda.