Le società emettono assegni salariali come il pagamento effettivo o la retribuzione netta che un dipendente ha ricevuto dal datore di lavoro dopo il completamento di un periodo di lavoro retribuito. Un controllo sui salari è uno strumento finanziario che consente ai fondi scritti sull’assegno di essere addebitati sul conto bancario dei datori di lavoro e accreditati ai dipendenti.
Gli assegni sui salari possono assumere varie forme; controllo fisico, trasferimento elettronico di fondi, conto di buste paga elettronico o contanti. Il diritto del lavoro americano proibisce il pagamento dei dipendenti che utilizzano beni o altri materiali.
L’importo dell’assegno del personale è noto anche come pagamento netto. Questo importo è pari allo stipendio totale o alla retribuzione lorda, in base al numero di ore lavorate volte alla tariffa oraria per il periodo o alla retribuzione annuale divisa per il numero di periodi di retribuzione nell’anno. Dalla retribuzione lorda, le detrazioni sono prese a nome del governo federale e statale per le prestazioni legislative, come l’imposta sul reddito, FICA, SS, imposta sulla salute e assicurazione sulla disoccupazione. Eventuali benefici aggiuntivi che hanno detrazioni sono presi dalla retribuzione lorda di ciascun periodo. L’importo rimanente è la retribuzione netta o l’assegno del personale.
La legge sul lavoro stabilisce che i dipendenti possono essere retribuiti solo in base a un determinato periodo di retribuzione. Le opzioni sono giornaliere, settimanali, bisettimanali, quindicinali o mensili. Gli assegni sui salari devono essere rilasciati ai dipendenti per il lavoro completato durante il periodo di paga entro un periodo di tempo specifico dalla fine del periodo di paga.
Gli assegni sui salari devono essere firmati da un dirigente debitamente autorizzato della società. In caso di fallimento aziendale, gli assegni sui salari sono protetti e devono essere pagati prima che vengano esaminate le richieste di altri creditori.
Gli assegni delle buste paga diventano obsoleti 6 mesi dopo la data dell’assegno. Se l’assegno non viene presentato a un istituto finanziario per l’incasso durante questo periodo, l’assegno non è più valido. Un controllo di sostituzione deve essere richiesto ed emesso per il valore nominale dell’assegno originale.
I datori di lavoro che emettono assegni sui salari hanno la responsabilità di fornire consulenza sui pagamenti con ogni busta paga. La consulenza di pagamento deve dimostrare il pagamento lordo, tutte le detrazioni e il nome del beneficio per i fondi, la retribuzione netta e il periodo di gestione stipendi. La consulenza deve essere inclusa in tutte le buste paga anche se l’importo è lo stesso per più periodi.
L’importo totale delle detrazioni governative deve essere riassunto alla fine di ogni anno civile e una dichiarazione fiscale rilasciata a tutti i dipendenti entro la fine di febbraio dell’anno civile successivo. Il modulo esatto utilizzato per riportare le informazioni sui salari varia a seconda del tipo di reddito, dello stato e di altri sette fattori.
Tutti gli importi detratti dagli assegni sui salari devono essere inviati all’agenzia competente entro un determinato periodo di tempo. Ogni rimessa deve includere l’ammontare della detrazione dei dipendenti, il nome del dipendente, il periodo delle retribuzioni e i nomi del datore di lavoro. Le detrazioni statali e federali hanno scadenze specifiche per le rimesse e le penali vengono addebitate quando i datori di lavoro sono in ritardo con il loro deposito. Qualsiasi datore di lavoro che detrae fondi dai controlli sui salari dei dipendenti e non li rimetta è soggetto a procedimento penale.