Un deposito diretto sui salari è una procedura che consente a un datore di lavoro di inoltrare elettronicamente la retribuzione netta di un dipendente a uno o più conti bancari. L’utilizzo di questo processo per compensare i dipendenti per il loro lavoro aiuta a semplificare le pratiche burocratiche ed elimina la necessità per il dipendente di trovare un’opportunità per depositare manualmente la busta paga. L’uso del deposito diretto sui salari è diventato più comune negli ultimi anni ed è particolarmente popolare tra le aziende che scelgono di esternalizzare le attività sui salari a un fornitore.
L’uso della strategia di deposito diretto per fornire salari e stipendi ai dipendenti è reso più semplice dall’uso della tecnologia Internet. Le piccole imprese che stipulano un contratto con un fornitore di servizi di gestione stipendi sono in genere in grado di caricare informazioni sulla busta paga in arrivo entro un determinato giorno della settimana. Il servizio di gestione stipendi gestisce il calcolo delle ritenute alla fonte, premi assicurativi o altre detrazioni e pubblica un rapporto online della struttura finale dell’attività sui salari per quel periodo di paga.
Associando le informazioni bancarie a ciascun conto del dipendente nel programma sui salari, è possibile che il servizio di deposito diretto sui salari distribuisca la retribuzione netta tra più di un conto. Non è insolito che i dipendenti forniscano numeri di conto per risparmi e conti correnti. Supponendo che il servizio di gestione stipendi venga fornito in modo tempestivo con i dati della gestione stipendi, il servizio esegue depositi elettronici per ciascun dipendente il pomeriggio prima del giorno di paga ufficiale. Ciò consente alle banche di registrare i depositi sui conti il giorno di paga effettivo. A loro volta, i dipendenti sono in grado di utilizzare tali fondi entro la chiusura dell’attività alla data di registrazione.
Molti servizi che sovrintendono alle funzioni di gestione stipendi forniscono a ciascun dipendente l’accesso online alla cronologia dei salari dell’anno in corso. Il dettaglio include la retribuzione lorda guadagnata in ciascun periodo, insieme a una ripartizione di tutte le attività di ritenuta e l’importo della retribuzione netta registrato in ciascun conto bancario elencato nel database per quel dipendente. Non è insolito che un servizio di deposito diretto sui salari fornisca al dipendente una ricevuta cartacea per ciascun periodo di pagamento che rifletta qualsiasi tipo di attività di guadagno.
Una serie di programmi software sui salari consente inoltre ai datori di lavoro che gestiscono internamente le funzioni di gestione stipendi di impostare trasferimenti elettronici della retribuzione netta nei conti bancari associati a ciascun file di dipendenti. Come i servizi di gestione stipendi, questi programmi software di solito avviano il deposito diretto della gestione stipendi il pomeriggio prima della data di pagamento, rendendo possibile la registrazione dei fondi nel giorno di paga effettivo. Il software gestisce anche il processo di generazione di ricevute cartacee per ciascun dipendente, nonché la creazione di report sui salari che possono essere stampati quando e quando necessario.