Un documento di orientamento è un tipo di pubblicazione formale che fornisce istruzioni e suggerimenti che i lettori possono utilizzare mentre si impegnano nelle attività relative a quel particolare documento. Gli enti pubblici spesso pubblicano documenti di questo tipo per aiutare le persone e le imprese a conformarsi alle normative emanate dalle agenzie di regolamentazione, fornendo preziose informazioni in un formato organizzato. Insieme alle agenzie governative, le aziende a volte rilasciano anche documenti di orientamento che aiutano nella gestione di un progetto o nella gestione di una succursale di una società stabilita in una sede internazionale.
Sebbene non esista un formato universale per un documento orientativo, ci sono alcuni elementi inclusi in quasi tutte le pubblicazioni di questo tipo. I documenti includeranno normalmente un’introduzione che fornisce al lettore alcuni retroscena sull’argomento trattato nelle sezioni successive. Non è insolito che l’introduzione descriva anche i motivi della preparazione del documento di orientamento e fornisca ai lettori una panoramica degli obiettivi che l’editore ha in termini di valore.
Insieme all’introduzione, un documento di orientamento sarà normalmente strutturato in una serie di capitoli che affrontano le questioni chiave relative all’argomento. Ogni argomento è discusso in dettaglio, comprese le informazioni su possibili usi, eventuali leggi o regolamenti che devono essere tenuti a mente come parte di tale utilizzo e che tipo di sanzioni possono essere sostenute a causa della non conformità. L’idea è di fornire ai lettori un modo rapido e semplice per trovare le informazioni rilevanti per un’attività proposta e utilizzare tali dati per strutturare l’attività in modo tale da soddisfare tutti i requisiti legali attualmente in vigore.
Non è insolito che un documento di orientamento includa una sezione di domande e risposte, nonché un glossario dei termini. La sezione Domande e risposte tratterà degli scenari che sono comunemente vissuti quando si tenta di eseguire compiti rilevanti per l’oggetto del documento, indicando i modi per gestire i compiti e rimanere ancora in armonia con la sicurezza e altri standard governativi. Includere un glossario di termini può aiutare i lettori a individuare rapidamente una definizione di frasi e termini utilizzati nel corpo principale del documento di orientamento, semplificando la comprensione del contesto delle informazioni fornite.
A seconda dell’argomento del documento di orientamento, la pubblicazione può essere in qualche modo breve e semplicistica, oppure può includere un gran numero di pagine che contengono testo, illustrazioni e quant’altro possa essere richiesto per esplorare un argomento alquanto complesso. Le agenzie governative spesso forniscono questi documenti alle aziende gratuitamente o con una piccola tassa. In quanto risorsa unica contenente dati relativi a situazioni specifiche, un documento orientativo può aiutare le aziende a evitare il mancato rispetto delle normative governative e impedire la necessità di apportare costose modifiche a un’operazione commerciale a seguito di tale non conformità.