Nella maggior parte delle grandi organizzazioni, il reparto acquisti è responsabile della creazione e della manutenzione dell’elenco dei fornitori preferiti. Questo elenco viene fornito ai dipartimenti e ai responsabili degli acquisti per fornire assistenza nell’aspetto del posizionamento degli ordini o degli acquisti. Lo scopo principale di questo elenco è assistere gli acquirenti nella selezione dei fornitori che hanno completato un processo di revisione approfondito.
Il processo richiesto per aggiungere un fornitore all’elenco dei fornitori preferiti varia in base all’organizzazione. In genere, il periodo di tempo richiesto e il tipo di revisione sono determinati dal valore in dollari della merce. La maggior parte delle aziende dispone di un elenco di prodotti che è necessario acquistare su base regolare. Invece di emettere una richiesta di proposta (RFP) e selezionare un fornitore, forniscono un elenco di fornitori preferito allo staff.
Come minimo indispensabile durante questo processo di revisione, vengono identificati il nome e l’indirizzo legali del venditore, insieme a numeri di tassazione, materie prime che offrono o servizi. Molte aziende utilizzano un servizio di rating, come Dunn e Bradstreet o società di rating specifiche del settore, per confermare la legittimità della società e determinare se vi sono problemi noti con la società.
Nella maggior parte delle aziende, una revisione approfondita del fornitore viene completata prima di essere aggiunta all’elenco dei fornitori preferiti. Il primo passo in questo processo è l’invio di un modulo di richiesta compilato da parte del fornitore. Le informazioni richieste possono includere una copia di un rendiconto finanziario, volume dei materiali prodotti, fonti di parti, affiliazioni sindacali e un elenco dei dirigenti della società.
Queste informazioni sono esaminate dal personale addetto agli acquisti, che è responsabile di garantirne l’accuratezza. Oltre a questa raccolta di informazioni, molte aziende richiedono un’ispezione del sito. Durante questo processo, un membro del dipartimento approvvigionamento fa un giro dettagliato delle strutture, incontra il personale ed esamina le procedure di garanzia della qualità.
Non è raro che le aziende rivalutino l’elenco dei fornitori preferiti ogni tre o cinque anni. Lo scopo dell’ispezione è di riesaminare eventuali modifiche alle procedure, ai fornitori e ad altre informazioni pertinenti. Se la qualità del prodotto di un’azienda diminuisce, può essere rimossa dall’elenco.
È responsabilità del personale addetto all’approvvigionamento gestire e monitorare le prestazioni dei fornitori. I rapporti su attività di acquisto, fatture, problemi e spedizioni vengono spesso raccolti su base trimestrale e rivisti. La continua dedizione alla gestione dei fornitori è considerata una buona pratica nell’organizzazione degli acquisti.