Un file di firma è un piccolo file di testo allegato alla fine di un’e-mail. Contiene una firma e altre informazioni, come un numero di telefono o l’indirizzo di un sito web. L’utilizzo di uno consente di risparmiare tempo ed energia poiché è possibile impostarlo in modo che venga allegato ogni volta che si invia un’e-mail e non è necessario digitare ripetutamente le stesse informazioni.
La maggior parte dei programmi e servizi di posta elettronica consente la creazione di un file di firma come parte del programma o dell’applicazione. Molti consentono anche di aggiungere un file creato utilizzando un programma di elaborazione testi. In genere, il file può essere aggiunto andando nella sezione “Opzioni” del programma di posta elettronica.
Il contenuto di un file di firma è illimitato. Può contenere testo, collegamenti Web e persino foto o opere d’arte. In genere, conterrà una firma oltre alle informazioni di contatto, come un numero di telefono o di fax o il collegamento a un sito Web. Molti utenti aziendali aggiungono anche il logo della loro azienda. Spesso, le persone che utilizzano un file di firma nella loro e-mail personale scelgono anche di includere una citazione preferita o dire che definisce le loro convinzioni o li ispira.
Sebbene ci siano molte opzioni quando si utilizza un file di firma, di solito si consiglia di seguire determinati protocolli quando vengono creati per l’uso aziendale. Mantenerlo professionale senza essere eccessivamente informale è di solito il punto chiave da ricordare. Ad esempio, quando si utilizza un file di firma in un’e-mail aziendale, è meglio tralasciare un preventivo personale. Inoltre, si consiglia di lasciare uno spazio tra l’ultima frase del messaggio e la parte della firma del file. Ciò lo mantiene pulito e ordinato e mette in evidenza facilmente le informazioni di contatto.
Uno dei principali vantaggi nell’avere un file di firma è che la maggior parte delle applicazioni di posta elettronica consente di utilizzare più di un file. Ciò è utile, soprattutto per l’uso aziendale, poiché è possibile soddisfare il file per diversi clienti o in diverse fasi dell’attività. Una volta stabilita la relazione con un cliente, una firma leggermente meno formale potrebbe avere un aspetto migliore. Per le persone che inviano e-mail da un account privato, la modifica del file può essere utile per distinguere tra amici, familiari e contatti meno personali.
Sebbene l’uso più comune di un file di firma sia per la posta elettronica, può essere utilizzato anche con altre applicazioni. Alcuni servizi di messaggistica istantanea (IM) consentono di aggiungerne uno, così come alcuni gruppi Usenet. È anche comunemente visto nei forum di chat.