Un invito a presentare offerte è una richiesta di un’agenzia, organizzazione o società per i fornitori di fornire offerte per completare un progetto o soddisfare le esigenze di fornitura in corso. Ogni offerta deve contenere una suddivisione dettagliata di ciò che verrà fornito e a quale costo. In genere, vince l’offerta più bassa, sebbene altri fattori possano svolgere un ruolo nel processo di decisione su come aggiudicare un contratto. Gli inviti a presentare offerte sono spesso elencati nei giornali e nelle bacheche pubbliche e possono anche essere ottenuti tramite l’ufficio di un’organizzazione.
Nota anche come invito a presentare offerte, questa richiesta richiede semplicemente informazioni sui prezzi. Ciò differisce da una richiesta di proposta, in cui il documento include una discussione di ciò che è necessario e invita i venditori a non solo fornire una stima del prezzo, ma anche discutere su come potranno soddisfare un’esigenza. Nelle richieste di proposta, è consentita una maggiore libertà di determinazione dei prezzi, in quanto un offerente può dimostrare che un metodo più costoso ha vantaggi a lungo termine o che è più in grado di soddisfare la necessità di un altro fornitore.
L’invito alla procedura di offerta è spesso sigillato. Gli offerenti ricevono la documentazione sulle specifiche e dispongono di un periodo di tempo prestabilito per la presentazione di un’offerta. In una determinata data e ora, il personale apre tutte le offerte in una sola volta, registra i dettagli pertinenti e determina quale offerente deve ottenere il contratto. Nel caso di agenzie governative, queste informazioni sono aperte al pubblico e qualsiasi venditore può chiedere di vedere le offerte, compresa l’offerta vincente.
Nei casi in cui il contratto non vada all’offerta più bassa, ciò è generalmente dovuto a dubbi sulla capacità del fornitore di consegnare. Un invito a presentare offerte può essere sospettosamente basso o potrebbe provenire da un’azienda con una cattiva reputazione. Le agenzie governative, in particolare, non possono intrattenere rapporti commerciali con venditori in determinate nazioni o associati a regimi particolari, e quindi potrebbero rifiutare un’offerta apparentemente ragionevole se ci sono preoccupazioni etiche o politiche. Se l’offerta più bassa viene respinta, l’agenzia deve fornire una solida ragione per evitare accuse di favoritismo o discriminazione.
È importante leggere attentamente un invito a presentare offerte. Le aziende che hanno familiarità con il processo possono disporre di personale che si concentra sulla revisione di tutte le richieste aperte, sulla ricerca di quelle che sarebbero adatte alla società e sulla preparazione delle offerte. La documentazione deve essere seguita esattamente e l’offerta deve essere completa e completa. Se si verifica un errore nell’invito a presentare un’offerta, la società deve correggerlo il più rapidamente possibile, poiché l’offerta potrebbe costituire un motivo per un contratto e un errore potrebbe diventare molto costoso.