Un white paper è un termine usato per descrivere diversi tipi di report. Più comunemente, descrive una relazione fatta da un’agenzia governativa che approva una politica specifica. Si tratta in genere di documenti fortemente referenziati che spiegano ricerche o argomenti su una questione specifica e quindi definiscono un piano d’azione. Se utilizzato dal governo, può essere un precursore per l’approvazione o la creazione di una nuova legge.
In alcuni paesi, prima della stesura di un libro bianco, il governo produce quello che viene chiamato un libro verde. Il Libro verde è un tentativo meno persuasivo di delineare questioni specifiche che potrebbero portare a un voto, alla creazione di un disegno di legge o alla discussione su un tema importante. A differenza del libro bianco, il libro verde di solito non ha l’intenzione di persuadere, ma tende invece a coprire le questioni in un modo più complesso, in modo che tutti i lati di un argomento ricevano un trattamento completo. Potrebbe esaminare diverse tattiche per gestire una situazione o un problema e fornire prove relative all’efficacia di questi piani, oppure potrebbe semplicemente riassumere tutti gli argomenti precedenti per un argomento di importanza.
Una volta che il libro verde è stato rivisto, un libro bianco può quindi essere scritto per suggerire o dettagliare un piano d’azione scelto. Questo rapporto viene utilizzato per convincere, in molti casi. Gli argomenti del Libro verde a supporto del piano scelto sono usati per aiutare a spostarsi sulla questione della creazione di una nuova legge o della persuasione delle persone a votare in un modo specifico.
Il white paper può anche essere un documento di marketing destinato a influenzare le opinioni delle persone su una tecnologia emergente, nuove sostanze chimiche o farmaci o un nuovo gadget. Questa seconda definizione potrebbe essere definita una tattica di vendita sotto mentite spoglie. Sebbene il documento possa leggere come un rapporto scientifico con molti riferimenti e un linguaggio di alto livello, di solito è destinato a generare interesse per un prodotto o a promuovere investimenti o vendite di un prodotto. Ci vuole abilità per creare un documento di questo tipo perché ha maggior successo quando non suona come un passo di vendita.
L’uso più storico del termine si riferisce a documenti e rapporti prodotti dal governo. Eppure oggi il rapporto sul white paper aziendale o di marketing è molto più comune. Infatti, produrne uno ai fini del marketing è ora uno strumento di marketing comune, pensato per attirare investitori o creare vendite.
Uno dei famosi scritti su come scrivere questo tipo di rapporto è un saggio di facile accesso di Michael Stelzner, How to Write a White Paper – A White Paper on White Papers. Si concentra sugli elementi di successo del documento di marketing, tra cui la definizione di un problema, la valutazione dello sfondo storico di un problema, l’offerta di concetti generici che potrebbero rappresentare una soluzione e i vantaggi e infine l’introduzione della soluzione unica al problema, oppure in altre parole che scrivono sul prodotto o sull’idea che risolveranno il problema.
Il white paper è un documento efficace se realizzato con cura, da un governo o da un’azienda. Alcuni scrittori freelance sono specializzati nella creazione di questi rapporti e ci sono anche agenzie che possono elaborarli per le aziende. In alcuni casi, il successo di un prodotto, di un concetto o di una potenziale legge dipende dall’efficacia e dalla convinzione di uno scrittore nel riferire.