Un elemento di azione è un’attività che deve essere eseguita, spesso come un passo in un progetto o impresa più grandi. Nel mondo degli affari, tali articoli vengono spesso assegnati a membri individuali o dipartimentali di un team di progetto, in base alla disponibilità e all’area di competenza. Nella maggior parte dei casi, gli articoli di azione sono accompagnati da una data di consegna o di scadenza, una data entro la quale l’attività deve essere eseguita affinché altre attività vengano completate in tempo.
Nei progetti di grandi aziende, un project manager è spesso responsabile dello sviluppo e della gestione dell’elenco degli elementi di azione, dell’assegnazione di ciascun elemento di azione e della garanzia che ciascun membro del team rispetti le sue scadenze. Lo sviluppo dell’elenco è un primo passo in qualsiasi piano di progetto ed è fondamentale per il successo del progetto. Ogni azione richiesta deve essere identificata e chiaramente definita in modo che possa essere assegnata a una parte responsabile. È anche fondamentale che ogni articolo sia collocato nella sua posizione corretta nella sequenza temporale perché altre azioni potrebbero dipendere dal completamento di un elemento precedente.
Ad esempio, un team potrebbe lavorare per sviluppare un nuovo prodotto per un cliente. Le attività dell’elenco delle voci dell’azione iniziale potrebbero includere l’identificazione del budget, la determinazione della dimensione massima consentita, l’ottenimento di una quantità dell’ordine finale e la richiesta di una data di scadenza da parte del cliente. Il prossimo round di azioni potrebbe includere la progettazione del prodotto e l’identificazione dei materiali. Questa seconda serie di attività non può nemmeno essere avviata fino al completamento della prima serie di attività perché il tipo di materiali selezionati e la complessità del design saranno influenzati in modo significativo dalla dimensione dell’articolo, dal numero ordinato, dal tempo in cui un prodotto finito il prodotto deve essere consegnato e il budget disponibile. Se un individuo responsabile di un’attività del primo turno non soddisfa la sua data di scadenza, anche le date di scadenza per tutti i turni di attività successivi verranno rinviate.
Anche il completamento tempestivo di un elemento di azione è fondamentale perché a volte gli elementi di azione successivi non possono essere identificati fino a quando non vengono riportati i risultati di un’attività. Ad esempio, un’agenzia incaricata di creare un piano di marketing per un’università pubblica potrebbe incaricare qualcuno di scoprire quali restrizioni si applicano all’uso di fondi governativi per articoli promozionali. Se il risultato di tale indagine è che tali fondi non possono essere utilizzati per acquistare articoli promozionali, l’elemento d’azione successivo potrebbe essere quello di scoprire se il collegio ha accesso ai fondi dei donatori che possono essere utilizzati. Se la risposta alla domanda iniziale è che possono essere utilizzati fondi governativi, ma che gli articoli promozionali non possono includere articoli commestibili o bevibili, l’elemento successivo potrebbe essere quello di identificare quali articoli non alimentari sono i migliori per l’università.