Un libro dei conti contiene i record delle transazioni per i conti commerciali. I sistemi di contabilità a partita doppia utilizzati dalle organizzazioni commerciali coinvolgono numerosi libri mastri o libri, inclusi il libro mastro generale e il giornale generale. Collettivamente, questi libri mastri sono indicati come libri, un termine abbreviato per i libri contabili. Un unico libro dei conti può fare riferimento a uno qualsiasi dei numerosi libri utilizzati nel processo contabile.
In primo luogo, l’uso più comune del termine “libro dei conti” fa riferimento alla contabilità generale utilizzata nei sistemi di contabilità a partita doppia. La contabilità generale contiene tutti i conti utilizzati da un’organizzazione, insieme ai saldi correnti di tali conti. Le modifiche a questi conti richiedono voci per annotare le transazioni, creando una registrazione continua della storia finanziaria dell’organizzazione. Altri tipi di libri mastri e libri contabili includono il giornale di registrazione generale, il libro mastro dei costi e il libro mastro sussidiario, a seconda del sistema contabile specifico scelto. Ogni libro si adatta alla definizione di libro dei conti, sebbene il termine sia usato per questi libri meno spesso.
Nella contabilità in partita doppia, la contabilità generale è uno dei numerosi componenti di registrazione utilizzati in tandem con altri libri nel sistema di contabilità commerciale. Le informazioni dalla contabilità generale vengono trasferite ai rendiconti finanziari dell’organizzazione alla fine del periodo contabile. Le transazioni vengono registrate in quanto si riferiscono ai saldi dei conti nella contabilità generale, ma questi record riflettono semplicemente l’accredito o l’addebito sui conti elencati. Le informazioni dettagliate su transazioni specifiche vengono registrate tramite registrazioni a giornale nel giornale generale.
Libri dei registri contabili che mostrano le modifiche ai vari account commerciali utilizzati da un’organizzazione. Questi conti mostrano le variazioni dei saldi per attività, passività e spese. Per la contabilità in partita doppia, il giornale generale registra transazioni specifiche che coinvolgono almeno due conti interessati, uno con un credito e uno con un debito. Il nuovo saldo del conto estratto dalle informazioni del giornale di registrazione generale viene trasferito alla contabilità generale come voce di riepilogo.
Un esempio può aiutare a spiegare come viene utilizzato un libro dei conti. L’acquisto di attrezzature d’ufficio determina una riduzione della liquidità e un aumento del conto cespite per attrezzature d’ufficio. La transazione specifica, i conti interessati e la notazione relativa alla transazione garantiscono ciascuno una registrazione su righe separate nel giornale di registrazione generale. L’aumento o la diminuzione di ciascun conto viene quindi trasferito al libro principale dei conti, la contabilità generale. Alla fine del periodo contabile, i saldi di contabilità generale vengono trasferiti ai rendiconti finanziari come lo stato patrimoniale, il conto economico e il prospetto del patrimonio netto.
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