Un memorandum di addebito è uno strumento contabile utilizzato per diversi scopi. Serve come veicolo per le istituzioni finanziarie, come le banche, per informare i loro clienti delle modifiche ai saldi dei loro conti a causa di una transazione generata internamente che potrebbe non essere inclusa nei tipi più comuni di addebiti che maturano sui conti di tali clienti. Lo strumento è utilizzato anche dalle società come mezzo per correggere uno squilibrio negli oneri precedentemente emessi per una transazione.
A volte le aziende commettono errori addebitando ai propri clienti un importo che può essere inferiore al prezzo effettivo di un servizio o di un prodotto. Quando ciò accade, la società potrebbe decidere di affrontare un tale errore attraverso l’uso di un memorandum di addebito. In questo caso, la nota di addebito includerà solo la differenza tra l’importo precedentemente addebitato e l’importo effettivo, che verrà emesso al cliente come fattura. La società che ha emesso tale nota di addebito potrebbe anche non aver preso in considerazione alcuni fattori che influenzano il prezzo della merce quando ha emesso la fattura originale, rendendo necessario il ricalcolo e l’attribuzione dell’importo effettivo al cliente per la rimessa di pagamento.
Un’altra richiesta per un memorandum di addebito è un addebito che viene attribuito al conto di un titolare di conto da una banca, diverso dalle normali spese. Ad esempio, una banca potrebbe addebitare una somma dichiarata dal saldo del titolare di un conto come multa punitiva per l’emissione di assegni rimbalzati. In tal caso, la banca emetterà una nota di addebito al cliente interessato, informandolo delle detrazioni, della natura della detrazione e del saldo corrente nel conto del depositante. A volte la banca può emettere un memorandum di addebito quando addebita del denaro dal conto del cliente come commissione di servizio per il mantenimento del conto.
Altre volte, il motivo per la generazione di questo strumento potrebbe essere dovuto a qualche tipo di errore da parte dei contabili durante la riconciliazione dei conti aziendali. In questo tipo di casi i contabili provvederanno a sopperire all’errore mediante l’utilizzo di una nota di addebito. Di solito, tali errori nella riconciliazione sovrastimano il saldo totale del conto, oppure possono essere dovuti ad alcuni errori nell’addebito ai clienti di servizi e beni che hanno aumentato il saldo totale.
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