Nella contabilità, un elemento di riscossione è qualsiasi pagamento in sospeso che non può ancora essere applicato a una registrazione prima nota esistente perché non rappresenta un credito in contanti tangibile. Gli elementi di riscossione possono essere creati da una serie di circostanze, come debiti scaduti, assegni non validi e mandati governativi o ritardi di pagamento di terze parti. Quando viene presentato un elemento di riscossione, i rappresentanti contabili hanno due scelte: perseguire la riscossione immediata o cancellare l’elemento di riscossione e accettare una perdita.
Nella maggior parte dei casi, gli articoli di riscossione vengono creati quando la parte fatturata non ha pagato la fattura entro il periodo di tempo in cui è stata emessa la fattura. Questo è considerato un debito scaduto. Questo è indicato come i termini netti e può essere dovuto al momento del ricevimento, 10 giorni netti o più, a seconda dei requisiti della società che emette la fattura. Le partite di incasso possono essere risolte semplicemente inviando un sollecito per cercare di ottenere il pagamento in un ragionevole lasso di tempo e annotandolo nel libro contabile. Una volta ricevuto il pagamento, lo stato contabile verrà modificato in un debitore.
A volte viene creato un elemento di riscossione quando un pagamento con assegno non viene liquidato per un elemento in sospeso. Questo può accadere quando un assegno viene restituito perché non ci sono fondi sufficienti per coprirlo, o c’è un arresto del pagamento o una trattenuta sull’assegno da parte del beneficiario. In questo caso, il pagamento deve essere mantenuto in stato di incasso fino a quando entrambe le parti non possano concordare condizioni di pagamento soddisfacenti. Inoltre, eventuali spese bancarie sostenute possono essere impostate come un’altra voce di riscossione nel libro contabile e accreditate in un secondo momento.
Quando un mandato viene emesso su un conto da un tesoriere del governo, questo elemento dovrebbe essere elencato come elemento di raccolta nei libri contabili. Il mandato garantisce che una certa somma di denaro sarà ricevuta in una data futura da un’agenzia governativa. Ciò si verifica più spesso durante l’attesa del finanziamento della sovvenzione o quando è stata emessa una sentenza su un’altra parte e i fondi vengono assegnati da un ufficio contabile del tribunale.
Spesso, le società di elaborazione di terze parti ritardano i pagamenti e fanno apparire un elemento di riscossione in un processo contabile. Queste agenzie di pagamento di terze parti possono detenere fondi in garanzia per un certo periodo di tempo fino a quando tutti i termini non sono soddisfatti in un contratto di lavoro a contratto o basato su progetto. In alternativa, i fondi potrebbero dover essere elaborati a livello internazionale con tassi di cambio determinati da ciascuna parte del processo. In alcuni casi, una società di elaborazione di terze parti può essere un account commerciante o un servizio di elaborazione dei pagamenti online. Ciò può causare la presenza di un elemento della raccolta per un po’, ma si risolve facilmente una volta che il pagamento è stato cancellato.
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