A volte chiamato punch clock, un orologio manuale è un dispositivo che registra i tempi di spostamento dei dipendenti tramite una scheda perforata inserita nel dispositivo in momenti specifici. Ciò consente ai datori di lavoro di tenere traccia delle ore lavorate e di tenere registri accurati a fini salariali o legali, evitando errori potenzialmente costosi. Alcuni sistemi moderni sono computerizzati e utilizzano codici a barre digitali, carte magnetiche o persino dati biometrici per acquisire le informazioni quando un dipendente entra e esce.
L’orologio manuale incorpora un dispositivo di indicazione dell’ora e un punzone o timbro che segna una carta inserita in uno slot sotto il quadrante dell’orologio. Richiedono agli utenti di premere un pulsante o tirare una leva sulla parte superiore o laterale dell’unità per abilitare il pugno. I time-paper cartacei con spazi per ciascun pugno vengono assegnati a ciascun dipendente. L’orologio ritaglia un pezzo di carta fuori dall’area designata, che potrebbe già essere contrassegnata con un orario e una data, oppure stampa tali informazioni sulla scheda stessa.
Le aziende possono acquistare un orologio manuale dai produttori che forniscono loro anche accessori come portapacchi per tenere ordinatamente le carte accanto all’orologio, le carte stesse e i nastri di inchiostro per le unità di data e ora. L’orologio richiede una chiave per aprirlo e modificare l’installazione, che di solito è detenuta dalla direzione o da un membro del dipartimento delle risorse umane dell’azienda. In genere è montato sul muro o su uno scaffale vicino al punto in cui i dipendenti entrano o escono dalla struttura.
Tenere traccia del tempo di lavoro effettivo aiuta le aziende a risparmiare denaro. Prima che l’orologio manuale fosse inventato nel 1888 da Willard Bundy, un gioielliere di New York, i supervisori dovevano sommare il tempo a mano. Ciò ha spesso comportato errori dovuti alla sovrastima o alla sottovalutazione della retribuzione dei dipendenti. Un orologio manuale è l’ideale per una piccola azienda con meno dipendenti, poiché il costo è minimo ed è facile da usare.
Con qualsiasi orologio c’è ancora la possibilità di errore, se l’orologio non è calibrato correttamente o se i dipendenti si impegnano in pratiche disoneste. Il sovrastampaggio, in cui un tempo è impresso su un altro, oscurandolo, rende anche difficile la tabulazione delle schede perforate manuali dell’orologio. Alcune aziende si stanno muovendo verso opzioni elettroniche per il cronometraggio. A volte le carte di plastica con codici a barre digitali, strisce magnetiche e identificazione a radiofrequenza (RFID) vengono rilasciate ai dipendenti, consentendo loro di scorrere nel tempo mentre entrano e escono. Alcune aziende con esigenze di sicurezza elevate possono utilizzare unità biometriche contenenti impronte digitali o lettori di occhi, combinando il controllo degli accessi con il cronometraggio.