Un pacchetto di offerte è usato per descrivere tutti i documenti necessari per rispondere e partecipare a ciò che è noto come un invito a presentare offerte. La gamma di documenti coinvolti in un determinato pacchetto di offerte varierà, in base ai requisiti stabiliti dall’entità che emette l’offerta. La mancata osservanza dei requisiti dell’entità emittente non includendo tutta la documentazione richiesta comporterà di norma la negazione del privilegio di partecipare alla procedura di offerta, o almeno di non essere presa in considerazione fino alla presentazione di un pacchetto modificato e completo.
Uno degli esempi più comuni di pacchetti di offerte si trova nel settore degli appalti. Il pacchetto di offerte di un tipico contraente includerà diversi documenti, incluso un modulo di offerta compilato fornito dall’entità che emette l’offerta. Insieme al modulo di offerta, verrà inclusa anche una serie di documenti che supportano le informazioni contenute nel modulo principale. Questi includeranno documentazione come schizzi e disegni relativi al progetto, tempistiche per il completamento, prezzi per ciascun tipo di spesa associato alla costruzione e persino informazioni di base sull’offerente in termini di anni di attività e qualsiasi esperienza con progetti di costruzione simili. Come con qualsiasi tipo di pacchetto di offerta, l’idea è quella di fornire tutte le informazioni necessarie affinché il potenziale cliente prenda una decisione informata.
Il concetto di un pacchetto di offerte viene utilizzato anche in numerose altre impostazioni aziendali. Le società possono inoltrare un invito a presentare offerte per vari tipi di servizi, compresi i sistemi di informazione o le telecomunicazioni. Qui l’obiettivo è fornire ai potenziali offerenti l’opportunità di fornire le informazioni specifiche richieste e in un formato che renda un po ‘più semplice la gestione e il confronto e la qualificazione delle varie offerte ricevute.
Anche ciò che accade con un pacchetto di offerta dopo averlo ricevuto varia. Alcune aziende scelgono di utilizzare gli inviti a presentare offerte come mezzo per identificare diversi potenziali fornitori, i quali, dopo aver inviato pacchetti di offerte conformi alla richiesta di informazioni del cliente, sono quindi invitati a presentare proposte formali per l’esame. In questo caso, almeno tre dei pacchetti sono selezionati in base a fattori quali il prezzo, la sequenza temporale del progetto e la completezza della risposta all’invito a presentare offerte. Questi tre sono quindi invitati a presentare una proposta formale con uno che alla fine emerge come fornitore selezionato. Altre volte, i pacchetti stessi vengono utilizzati come base per stabilire il rapporto di lavoro, utilizzando i prezzi indicati nel pacchetto di offerta come base per la creazione di un accordo contrattuale tra il cliente e il fornitore selezionato.