Un piano responsabile è un meccanismo per rimborsare i dipendenti che sostengono spese legate al lavoro. Se il piano è amministrato correttamente, viene gestito in modo speciale per le tasse. Sia per i datori di lavoro che per i dipendenti, ci sono vantaggi distinti nell’impostare i rimborsi nell’ambito di un piano responsabile. È importante essere consapevoli, tuttavia, che le spese dichiarate nell’ambito del piano sono soggette a controllo, poiché le autorità fiscali diffidano delle spese aziendali utilizzate per le detrazioni fiscali.
Secondo un piano responsabile, quando i dipendenti spendono denaro per forniture e attività legate al lavoro e il datore di lavoro li compensa, il denaro non è considerato parte del reddito del dipendente e il dipendente non paga le tasse su di esso. Il datore di lavoro considera le spese come una detrazione fiscale. Per entrambe le parti, questa disposizione può essere molto vantaggiosa. Senza un piano responsabile, il datore di lavoro dovrebbe trattare i rimborsi come salari ai fini fiscali e il dipendente dovrebbe pagare le tasse su di essi.
Tre caratteristiche devono essere presenti affinché qualcosa sia un piano responsabile. Il primo è che i dipendenti devono essere rimborsati per le spese ammissibili. Pagare una camera d’albergo durante una conferenza sarebbe un esempio di una spesa aziendale legittima. L’acquisto di biglietti per uno spettacolo durante la conferenza, tuttavia, non conterebbe nel piano responsabile a meno che la partecipazione allo spettacolo non fosse richiesta per motivi di lavoro.
Ci deve essere anche un metodo per la registrazione e la rendicontazione delle spese nell’ambito del piano contabile. Ciò include l’invio di ricevute e dichiarazioni di spesa accuratamente documentate, la registrazione del chilometraggio, la produzione di estratti conto della carta di credito per dimostrare quale carta di credito è stata utilizzata per pagare una spesa e così via. Infine, se ai datori di lavoro vengono forniti rimborsi in eccesso, come ad esempio se un dipendente riceve in anticipo contanti per un viaggio, il denaro extra deve essere restituito in modo tempestivo. La documentazione conservata dal dipendente dovrebbe dimostrare che i fondi sono rimasti.
In sostanza, il piano spese vive segue le stesse regole che le persone devono seguire quando prendono le detrazioni per le spese che sostengono personalmente. Le spese devono essere legittime e documentate, con una chiara traccia di informazioni che mostrino dove, quando, come e perché sono stati spesi i soldi. Le autorità fiscali possono scegliere di verificare queste informazioni e possono decidere che alcune delle spese dichiarate non sono legittime e non avrebbero dovuto essere classificate nel piano contabile. Le persone possono evitare problemi di scartoffie e ridurre il rischio di audit consultando un contabile per saperne di più sulle spese ammissibili.
Smart Asset.