Un programma di conformità è un programma con una serie di regole create da una società per delineare i modi in cui la società può operare legalmente in base agli standard e ai regolamenti governativi. Nella maggior parte dei paesi e delle regioni manca un’unica agenzia che crei questi standard per tutte le aziende, optando invece per avere una o più agenzie che governano la nicchia particolare di un’azienda. Per semplificare il rispetto dei limiti legali da parte dell’azienda, di solito viene utilizzato un team di conformità per leggere nuovi standard e creare o aggiornare il programma di conformità. La mancata adesione o l’adesione a questo programma può comportare sanzioni, se non un arresto completo dell’attività da parte del governo.
Quasi ogni azienda, indipendentemente da ciò che produce o fa, ha standard e leggi che devono essere rispettate se l’azienda vuole operare legalmente. Ad esempio, le industrie di stampa devono limitare la quantità di sostanze chimiche organiche volatili (COV) che usano, le industrie alimentari devono aderire alle linee guida per l’igiene e i produttori devono rispettare le norme sui diritti umani. Per aiutare a rispettare queste regole, un programma di conformità delinea cosa devono fare i dipendenti e i manager per evitare che la compagnia rischi di non conformarsi. Mentre il governo stabilisce le norme e i regolamenti, in genere spetta all’azienda stabilire la propria politica di conformità.
La maggior parte dei paesi e delle regioni ha molte agenzie diverse che creano standard. La maggior parte delle aziende deve solo prestare attenzione a una o due agenzie, in particolare quelle che controllano la nicchia dell’azienda. Ad esempio, un’azienda americana che elabora alimenti deve prestare attenzione alle normative Food and Drug Administration (FDA). Potrebbero esserci anche agenzie commerciali generali che presiedono tutte o molte aziende.
Gli imprenditori sono liberi di consultare le norme e i regolamenti del governo, ma si tratta in genere di un lavoro a tempo pieno, quindi i proprietari assumono comunemente un team di conformità. Questo team di solito è composto da persone che comprendono il linguaggio legale e sanno quali agenzie verificare la presenza di nuovi regolamenti. Se viene adottato un nuovo regolamento o se viene modificato un regolamento esistente, questo team modifica il programma di conformità in modo che la società stia ancora seguendo le regole.
Se un’azienda non riesce a aderire o aderire a un programma di conformità, ciò può causare gravi problemi. Lo scenario migliore è di solito multe leggere e forse un avvertimento. Il mancato rispetto di norme più severe può portare alla chiusura forzata della società da parte del governo, in modo permanente o fino a quando la società non è in grado di soddisfare le normative.