La conformità di fornitore o fornitore è un termine che si riferisce alle politiche e alle procedure che i fornitori accettano di seguire per guadagnare e mantenere l’attività di un cliente. L’idea alla base di questo tipo di conformità è quella di garantire che sia il venditore che il cliente abbiano una chiara comprensione delle responsabilità che ciascuno si assume come parte del rapporto di lavoro. Per il venditore, ciò significa rispettare tutti i patti stipulati nell’accordo contrattuale che regola il rapporto commerciale, nonché concordare di seguire i protocolli dei clienti per il collocamento e l’adempimento degli ordini.
Le specifiche di conformità del fornitore varieranno, a seconda del tipo di cliente coinvolto e delle esigenze specifiche di quel cliente. In alcuni casi, la conformità può concentrarsi su azioni come l’accettazione della consegna degli ordini entro un determinato periodo di tempo. Altre volte, il processo di fatturazione può essere un componente della conformità del fornitore. Ad esempio, uno studio legale può richiedere che un fornitore di teleconferenze faccia sempre riferimento a un cliente e al numero di argomento sulla fattura per ciascuna chiamata in conferenza eseguita secondo i termini dell’accordo.
Come parte del processo di screening del fornitore, i potenziali clienti e venditori hanno l’opportunità di valutare le esigenze del cliente e confrontarle con le capacità del fornitore o del fornitore. Durante questa fase dell’indagine sulla conformità del fornitore, l’obiettivo è determinare se l’istituzione di una relazione tra i due sia reciprocamente vantaggiosa. Supponendo che il venditore offra i prodotti richiesti dal cliente a prezzi ritenuti ragionevoli dal cliente, possa consegnare tali prodotti secondo i termini indicati dal cliente e fornire il tipo di dettaglio della fattura e i termini di pagamento desiderati dal cliente, esiste un buone probabilità che le due entità possano stabilire una relazione soddisfacente che può durare a lungo termine.
I clienti in genere hanno in atto un qualche tipo di processo di gestione del fornitore che semplifica la valutazione del grado di conformità del fornitore che si verifica nel tempo. Questo approccio di gestione è importante, poiché le possibilità di politiche e procedure da parte del fornitore possono ridurre il livello di conformità, rendendo necessario iniziare a cercare nuovi fornitori. Il monitoraggio della conformità del fornitore può anche mettere in evidenza che un determinato fornitore è costantemente conforme ai termini dell’accordo di lavoro tra le due entità, un fattore che può indurre il cliente a fornire un volume di affari ancora maggiore a quel fornitore, nonché aumentare le possibilità di raccomandare il venditore ad altri.