I documenti conformi aderiscono ai termini e alle condizioni associati a una lettera di credito, consentendo a una banca di rilasciare un pagamento a un venditore per conto di un acquirente. Le lettere di credito sono utilizzate nelle transazioni commerciali, in particolare a livello internazionale, per facilitare la circolazione dei fondi e offrire una certa protezione a entrambe le parti interessate. Secondo i termini, quando il venditore spedisce la merce all’acquirente e prepara la documentazione, può essere presentata alla banca per il pagamento. La banca esamina questi documenti per determinare se sono conformi e rilascia un pagamento.
Questo processo inizia con un accordo tra acquirente e venditore, che includerà una descrizione dettagliata dei prodotti venduti. Questo viene utilizzato nella generazione della lettera di credito, quindi la banca ha qualcosa da confrontare con i documenti presentati dal venditore. Quando la documentazione viene assemblata, deve essere completa e deve corrispondere alla descrizione dell’ordine data alla banca dall’acquirente. Le discrepanze possono comportare un rifiuto e nessun pagamento per il venditore.
Le banche tendono ad essere molto attente quando esaminano la documentazione, perché vogliono fornire all’acquirente una garanzia che il pagamento non verrà emesso per una spedizione errata. Questo a volte può comportare rigetti per motivi relativamente minori. Ad esempio, un ordine tessile potrebbe descrivere un colore di tessuto come “salmone” nei documenti inviati alla banca, mentre il venditore lo descrive come “rosa”. La banca può decidere che l’ordine non è più conforme e tratterrà il pagamento.
Prima che i venditori invino un pacchetto di informazioni alla banca, possono verificare eventuali discrepanze che potrebbero indurre una banca a rifiutare il pagamento. I documenti conformi devono descrivere la spedizione in modo accurato e corretto, senza falsificazioni. I venditori possono consultare l’accordo di vendita originale per assicurarsi di spedire ciò che l’acquirente ha richiesto e verificare la presenza di piccole varianti che potrebbero causare problemi con l’elaborazione del pagamento. Se la banca decide che il venditore non ha inviato documenti conformi, sarà necessario elaborare nuovamente la transazione.
Il termine “documenti conformi” viene utilizzato anche in molti altri modi. I viaggiatori devono conservare documenti conformi per l’attraversamento delle frontiere, ad esempio, con tutte le caratteristiche necessarie per passare l’ispezione doganale. Questi possono includere una fotografia chiara, informazioni demografiche dettagliate e timbri e conferme appropriati. È inoltre possibile che i documenti debbano aderire a codici e protocolli stabiliti da un’agenzia per essere accettati per attività come la richiesta di sovvenzioni.