Un record funzionale, chiamato anche record operativo, è un documento scritto che descrive le attività di una società e gli eventi circostanti. Registra informazioni particolari in un formato specifico ma non è un record amministrativo. Questo tipo di documento viene creato più spesso nel momento in cui si verifica l’attività ed è in genere considerata la versione più affidabile degli eventi perché viene creata vicino nel tempo alle informazioni che presenta.
Le aziende tengono registri in modo da poter operare in modo più efficiente, riferire sulle loro attività agli investitori e alle agenzie governative e valutare le prestazioni in un contesto storico. Molti dei moduli creati da un’azienda per aiutarla a conservare i registri sono amministrativi, come i fogli di contatto dei dipendenti. Questi moduli documentano le normali operazioni di ufficio e le cose che i manager si aspettano che accadano regolarmente.
Spesso le aziende devono acquisire informazioni non amministrative o standard. Queste informazioni sono spesso uniche nel tempo, anche se il modo in cui le informazioni vengono registrate può essere uniforme. Per documentare queste informazioni, l’azienda utilizza una registrazione funzionale o una registrazione scritta di ciò che è accaduto, che consente all’azienda di archiviare un account simultaneo e di recuperare le informazioni in futuro, se necessario.
Esistono molti tipi diversi di record funzionali. Forse il modo più semplice per comprendere l’uso di questo tipo di strumento è quello di esaminare alcuni esempi comuni. Un rapporto sugli incidenti è un tipo di record funzionale. Le aziende spesso richiedono al personale di compilare un rapporto sugli incidenti che specifichi esattamente cosa è successo se un dipendente o un cliente è ferito nei locali o mentre è impegnato in attività aziendali. Questo record funzionale viene compilato solo quando necessario, ma è fondamentale perché documenta gli eventi con le parole delle persone coinvolte, vicino al momento in cui si è verificato l’evento.
Un altro tipo di record funzionale è un modulo di feedback dei clienti. Non tutti i clienti compileranno un modulo di feedback, e di solito un cliente lo farà solo quando avrà qualcosa di specifico da dire sul servizio di oggi. Il modulo di feedback è un record funzionale perché documenta un evento unico accaduto in un momento specifico nelle parole della persona coinvolta.
Un biglietto di viaggio è un record funzionale che viene compilato più frequentemente. Spesso, una società richiede ai suoi conducenti di compilare un rapporto con i dettagli di un viaggio ogni volta che un conducente prende un veicolo aziendale. In questo modo, se un manager deve rispondere a domande sull’operazione del veicolo avvenuta in passato, ha un resoconto contemporaneo dell’attività preparata dal conducente per la revisione.
I registri funzionali possono fornire alle aziende protezione dalla responsabilità. I clienti e i dipendenti hanno spesso anni per presentare una causa contro un’azienda per una serie di infrazioni civili. Senza un registro contemporaneo di eventi, sarebbe difficile per un’azienda dimostrare cosa è successo esattamente in passato.