Un libro mastro dei clienti è una parte specifica del libro mastro generale di un’azienda dedicata interamente alle transazioni dell’azienda con i suoi clienti. Poiché mettere tutte le varie transazioni commerciali in un’unica posizione di contabilità sarebbe infinitamente confuso, le aziende utilizzano registri separati dedicati a diversi aspetti delle loro attività. Uno di questi libri mastri sussidiari è il libro mastro dei clienti, che dettaglia tutti i crediti che una società ha accumulato. Ciò è particolarmente necessario quando le aziende hanno accordi di credito con i propri clienti, poiché tali accordi spesso portano a pagamenti multipli per un singolo articolo acquistato.
La contabilità è un compito necessario per qualsiasi azienda che spera di fare affari efficaci. Se un’azienda non è in grado di tenere traccia di tutti i soldi in entrata e in uscita, può portare alla perdita e al mancato recupero del denaro. Inoltre, tenere traccia di tutte le transazioni che un’azienda intraprende è necessario quando arriva il momento di pagare le tasse. Dal momento che un libro mastro generale può diventare troppo pieno e confuso se tutte le diverse transazioni sono incluse in modo casuale, sono necessari libri mastri dedicati a specifici rami di attività. Un libro mastro cliente è uno di questi registri specifici.
È necessario che alcune cose siano incluse in un registro clienti. In primo luogo, dovrebbero essere inclusi tutti i nomi e le informazioni importanti riguardanti i clienti di un’azienda specifica. Ogni cliente dovrebbe occupare la propria pagina, che dovrebbe dettagliare tutte le diverse transazioni che si verificano tra l’azienda e quel cliente. Le transazioni includono eventuali acquisti effettuati, eventuali resi dei clienti e pagamenti effettuati alla società in questione.
In molti casi, le aziende potrebbero voler conservare ancora più dettagli nei registri dei clienti. Ciò può prevenire qualsiasi confusione nel processo di contabilità. Ad esempio, se gli articoli vengono spediti, è necessario includere l’ordine di spedizione e gli eventuali numeri di identificazione della spedizione. Anche i numeri di serie degli articoli acquistati dovrebbero avere un posto specifico nel libro mastro. Anche le copie delle effettive fatture inviate ai clienti sono utili da consultare in caso di discrepanze.
Quando le aziende compilavano un libro mastro dei clienti in passato, era spesso a mano in una sezione della contabilità generale o in un libro separato che, combinato con libri dedicati a debiti, inventario e altri aspetti aziendali, comprendeva tutta la contabilità. La tecnologia moderna ha reso la tenuta dei libri contabili un processo molto più semplice, dal momento che spesso viene gestita da software per computer. Ciò richiede ai contabili di inserire semplicemente i dati relativi ai clienti e ai loro acquisti. Il software esegue quindi tutti i calcoli necessari e organizza tutti i dettagli disparati in un insieme coerente.
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