Un registro spese è un documento utilizzato da contabili e contabili per dettagliare le spese sostenute da un’entità o da un individuo. In genere, un registro spese dettaglia le transazioni che si verificano in un periodo di tempo specifico, ad esempio una settimana, un mese, un trimestre o un anno. In molti paesi, le aziende sono obbligate per legge a mantenere registri delle spese in modo che il governo possa prevenire e rilevare attività illegali come il riciclaggio di denaro o l’appropriazione indebita aziendale.
Questi possono assumere la forma di un libro, un singolo foglio di carta o un documento online o un’applicazione software. Un registro delle spese è normalmente disposto in un foglio di calcolo con una serie di intestazioni elencate nella parte superiore del documento che suddividono la transazione finanziaria in una serie di sezioni. In genere, le diverse sezioni di un registro registrano informazioni come il tipo di pagamento effettuato, il nome del destinatario del pagamento e la data di una transazione. Il libro mastro di solito include anche un posto per i numeri di fattura da registrare insieme ai numeri di matrici di controllo dei codici di riferimento per i pagamenti elettronici.
Un libro mastro deve includere un totale di spesa corrente e questo normalmente appare su ogni riga accanto a ogni spesa registrata. Il contabile in genere confronta il totale delle spese aggiornato con le spese elencate negli estratti conto bancari per garantire che le transazioni siano registrate accuratamente. In alcuni casi, una transazione può apparire nel libro mastro molto prima di essere visualizzata sull’estratto conto poiché possono essere necessari diversi giorni per l’elaborazione di assegni e altri tipi di transazioni. Il contabile è solitamente responsabile della revisione delle transazioni in sospeso fino a quando tutti gli elementi non sono stati liquidati in banca.
In alcune nazioni, gli imprenditori e gli individui possono richiedere alcuni tipi di spese come detrazioni fiscali. In genere, le autorità fiscali richiedono un qualche tipo di prova a sostegno di queste affermazioni. Pertanto, le copie del registro spese insieme alla documentazione di supporto come ricevute e fatture vengono talvolta presentate alle autorità fiscali. In alcuni paesi, i funzionari fiscali possono controllare i contribuenti per gli anni fiscali precedenti. Di conseguenza, in molti paesi esistono leggi che impongono alle persone di conservare documenti finanziari come libri mastri in archivio per un certo numero di anni.
A volte, aziende e privati possono essere coinvolti in controversie sui pagamenti in sospeso. Un assegno perso o un pagamento elettronico erroneamente indirizzato può comportare che un fornitore di servizi non riceva il pagamento. I proprietari di aziende e gli individui che mantengono un registro delle spese possono risolvere facilmente tali problemi fornendo informazioni al servizio fornito, come l’importo del pagamento e la data in cui è stato effettuato il pagamento. I contabili possono incorrere in problemi legali sia con le autorità fiscali che con altri fornitori quando i pagamenti vengono persi o indirizzati erroneamente e i registri delle spese non vengono mantenuti.
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